فارسی | English
آخرین نوشته ها
بی گمان کسانیکه ایمان آورده و کارهای شایسته کرده اند باغهای فردوس جایگاه پذیرایی آنان است
۳۰ مرداد ۱۳۹۸

چگونه میتوان یک رویداد خیر و برنامه نیکوکاری را با موفقیت انجام داد؟
برپائی رویداد های خیر و جلسات نیکوکاری راه بسیارخوبی برای افزایش آگاهی مردم و خیرین از یک هدف خیر میباشد و فرصتی است برای جمع آوری کمک های مردمی و مساعدتهای نیکوکاران و همچنین سبب افزایش اعتبار آن موسسه نیکوکاری برپا کننده در یک اجتماع بزرگتر خواهد بود لذا شایسته است تا با موفقیت آغاز گردد .
برپائی و برگزاری یک رویداد خیر و نیکوکارانه موفق فقط با یک استراتژی خوب و خلاق وجذاب جلوه دادن امکانات موجود
از همان آغاز کار امکان پذیر است که ما قصد داریم در این مقاله به شرح ذیل به نکات مهم آن بپردازیم :
*یک رویداد نیکوکارانه چیست و منافع حاصل از برپائی آن کدام است؟
*چگونه با یک رویداد خوب در یک موسسه نیکوکاری روبرو شویم و چگونه از اشتباهات احتمالی آن ممانعت نمائیم ؟
*چگونه بهترین افراد را برای کمیته برگزاری رویداد مورد نظر انتخاب نمائیم ؟
*چگونه مراحل برنامه ریزی اولیه رویداد نیکوکاری را انجام و در اجرای آن منظم و موفق باشیم ؟
*چگونه یک استراتژی خوب برای جمع آوری کمک های مردمی و خیرین داشته باشیم ؟
*راههای مناسب برای بازاریابی موفق در یک رویداد نیکوکاری و استفاده از رسانه های خبری برای انتشار پیام مورد نظر ؟
*پندها و اشتباهات احتمالی که در برپائی یک رویداد نیکوکاری لازم است بدانیم کدام است ؟
*چگونه اعضاء جدید انتخاب و پذیرش و نگهداری شوند وچگونه از عضویت آنها بهترین بهره برداری صورت بگیرد ؟
*در روز بزرگ و مهم چگونه میباسیت عمل کرد ؟
*چرا پیگیری امور در رویداد های نیکوکاری تا این حد مهم است وچگونه میباسیت عمل نمائیم ؟
*****************
مادر بنیاد نیکوکاری فردوس در تلاشیم تا نکات مهم و اساسی برای برپائی یک رویداد نیکوکاری خوب رابرای شما اعلام نمائیم تا در رویداد های آینده خود موفق تر و موثر تر عمل نمائید.
بخش ۱- تعریف یک موسسه نیکوکاری و یک رویداد خیر
*یک موسسه نیکوکاری چیست ؟
* موسسه ای است که برای منافع عموم مردم وکاهش فقر در جامعه تلاش میکند – این میتواند شامل موسسات نگهداری از سالمندان ،گروههای نگهداری و حمایت از حیوانات ،خیریه های کودکان و سازمان های حمایت از بیکاران نیز باشد البته همه موسسات و سازمانهائی که خدمات خیر و یا سرویسهای عمومی به مردم میدهند موسسه نیکوکاری نیستند مانند بیمارستانها و کتابخانه های عمومی.
* موسسه ای است غیر انتفاعی که برای منافع و سود مستقیم یا غیر مستقیم اعضاء خود ، مالکین ویا هیچ فرد دیگری کار نمی نماید زیرا موسسات و سازمان های غیر انتفاعی از تولید سود و درآمد منع میباشند.
*یک موسسه نیکوکاری هدف اساسی آن کار نیکوکاری و اعمال خیرمی باشد و میبایست در چهار چوب ضوابط خیریه و در مسیر منافع عمومی عمل نماید ،از طرف دیگر یک موسسه اگر اهداف اصلی آن موارد ذیل باشد موسسه نیکوکاری نیست و فعالیت آن خارج از ضوابط خیریه ها میباشد.
*فعالیت ورزشی و یا اجتماعی
*فعالیت سیاسی و یا تبلیغاتی
*فعالیت غیر قانونی
* فعالیت دولتی
* فعالیت تجاری و بازرگانی
*یک رویداد خیر و نیکوکاری چیست ؟
یک رویداد نیکوکاری و برنامه خیر رویدادی است جهت جمع آوری کمک مالی و افزایش آگاهی ها برای یک موضوع خواص که توسط یک موسسه نیکوکاری حمایت میگردد مانند کمک به فقرا و کاهش فقر ،آگاهی در خصوص محیط زیست ، موضوع بهداشت و سلامت مردم که میتواند رویدادی کوچک و یا بسیار بزرگ باشد و دهها هزار نفر را جمع نماید و بسیار موفق و تاثیر گذار باشد.
رویداد های نیکوکاری مهم و محبوب در جامعه میتواند شامل موارد ذیل باشد :
*مسابقات دو و یا هر مسابقه ورزشی دیگر که جوایز و یا درآمد حاصله از آن برای نیازمندان مصرف گردد .
*میهمانی از خیرین و جمع آوری کمک مالی برای کمک به نیازمندان .
*فراخوان مردم جهت جمع آوری کمک به آسیب دیدگان حادثه ای طبیعی مانند زلزله ، سیل ،آتشفشان و……………………..
نوع رویدادی که شما انتخاب میکنید تا برای آن برنامه ریزی نمایید بستگی به اهداف ،برنامه ها ومنابع موسسه نیکوکاری مربوطه دارد – ما در بخش بعدی درخصوص رویدادهای ایده آل نیکوکاری تبادل نظر خواهیم نمود .
*یک رویداد موفق نیکوکاری چه دستاوردی میتواند داشته باشد ؟
با ایجاد شرایط اقتصادی جدید وافزایش چشمگیر هزینه های زندگی تقریبا دوسوم موسسات نیکوکاری افزایش شدید درخواست برای خدمات خیریه ای خود توسط نیازمندان را تجربه کرده اند و یا درحال تحمل آن هستند . درحقیقت میتوان گفت که درخواست کمک فوری بسیاری از نیازمندان بدلیل نبود امکانات و ناتوانی موسسات نیکوکاری رد شده است زیرا امکان پذیرش درخواست بیشتر کمک وجود نداشته است.
بیان این آمار و شرایط نشان میدهد که موسسات نیکوکاری و سازمانهای مردم نهاد خیریه ای میبایست راههای جدید جمع آوری کمک ، بازاریابی در کمکهای خیر وافزایش آگاهی بیشتر در خصوص خدمات و سرویسهای خود را پیدانمایند . به این دلیل است که برپائی رویداد های خیر و نیکوکاری میتواند بسیار موثر وتاثیرگذار باشد .
رویداد های خیر در موارد ذیل برای موسسات نیکوکاری مفید خواهد بود :
*میتواندکمک مالی بیشتری را برای خدمات ارائه شده فراهم آورد .
*میتواند یک احساس گروهی وجمعی را ایجاد نماید.
*میتواند موسسه مربوطه را با تمرینات کار های تیمی وگروهی مانند مسابقه دوچرخه سواری خیر تقویت نماید .
*میتواند با تمرکز بر موضوعات خاصی مانند سلامت و بهداشت یا نابرابریها و بی عدالتیهای اجتماعی سبب رشد موسسه گردد .
*میتواند شهرت و اعتبار آن موسسه نیکوکاری را افزایش دهد .

اگر رویدادهای مورد نظر بخوبی و با دقت برگزار گردد میتواند برای برگزارکننده و شرکت کنندگان بسیار لذت بخش ومفید باشد، یک رویداد نیکوکاری که درست برنامه ریزی شده و بطور موثر و مفیدی تبلیغ وبازاریابی گردیده و اجرا شده باشد میتواند ارزشها و توانمندیها و خدمات آن موسسه نیکوکاری را معرفی و منعکس نماید و با بهترین شیوه جامعه وسیعتر و بزرگتری را درگیر موضوعات و اهداف مورد نظر بنماید.
چه چیزی سبب خوب بودن یک رویداد خیر خواهد بود ؟
یک رویداد نیکوکاری موفق فقط با برنامه ریزی خوب و اجرای دقیق ودرست از همان آغاز امکان پذیر است ، رویداد های نیکوکاری فراوان با موضوعات متنوعی وجود دارد ولی این بستگی به اهداف و امکانات موسسه شما دارد ،بعضی از رویداد ها بهتر از دیگری تاثیر گذار است . برای مثال اگر شما انتظار دارید تا آگاهی افراد را نسبت به یک بیماری نسبتا ناشناخته افزایش دهید ایجاد شهربازی و یا توزیع کیک برای حضار در انتشار پیام شما اثر کمتری خواهد داشت ، حتی اگر بسیار محبوب باشد .
بخش -۲ ایده های بکر وجذاب
اگر یک برنامه نیکوکاری جدیدی مورد نظر باشد تبادل نظر کردن راه بسیار خوبی برای موفقیت آن کار و برنامه خیر خواهد بود، بسیاری از برنامه ریزان به شما میگویند ایجاد یک چهار چوب کاری درست یکی از اقدامات مهم واساسی قبل از آغاز و
شروع برنامه خیر مورد نظرخواهد بود زیرا در مرزبندیها و ضوابط درست کاری تشخیص برنامه های مرتبط و یا غیر مرتبط با کار خیر درجلسات تبادل نظر آسانتر خواهد بود.
برای کمک به جلسات تبادل نظر خود ، این پیشنهادات مفید وراهگشای ذیل را مورد توجه و بررسی قرار بدهید :
*درباره آن صحبت کرده و آنرا منعکس نمایید.
*در برنامه های خیر وغیره خیر شرکت نمایید و ببینید دیگران چگونه عمل میکنند و از این تجربیات استفاده کرده و ایده بگیرید و ببینید کدام ایده برای سازمان وموسسه شما عملی خواهد بود.
*ایده های مختلف را بنویسید، بدون توجه به اینکه دسترسی به آن درحال حاضر دور از انتظار باشد درحالیکه ممکن است برعکس خیلی اساسی و بسیار موفق باشد .
*دو جلسه تبادل نظر ترتیب بدهید ،یکی جهت ایده های جدید ودیگری درخصوص اینکه چرا بعضی از ایده ها موفقیت آمیز نیست ،حتی اگر ایده ها اهانت آمیز باشد ،ولی باممانعت از ایجاد شک و تردید و منفی گرائی در اولین جلسه شماخلاقیت را تشویق کرده و رونق داده اید.
*منابع خود را درنظر بگیرید ،شما میتوانید از ارتباطات و روابط خود بهره بگیرید و یک برنامه و کار خیر جذاب و خوب را انجام بدهید..
*وقتی شما یک کار و یا ایده خوبی را ارائه مینمائید نیازمند تدارکات و امکانات بیشتری هستید لذا هرچه شفاف تر عمل نمایید راحت تر میتوانید کمیته ای را تشکیل بدهید و به موضوع اصلی دست یابید .
توصیه های سودمند :درمرحله آغازین یک کار خیرشخصا زیاد درگیر امور تدارکات نشوید.
مقدار کاری که میبایست انجام شود تقریبا میتواند دلهره آور باشد و شما را بطور کلی از برپائی یک برنامه خیر منصرف نماید . بخاطر داشته باشید ،شما با گروهی از انسانهای متعهد و ایثارگر کار میکنید که منابع با ارزش ومهارتهای خود را دراختیار میگذارند لذا شما کمکهای فراوانی را برای هرچه لازم هست در اختیار دارید.
مادر بخش بعدی در مورد اینکه چگونه افراد مناسب را برای کمک به برنامه ریزی و اجرای یک کار خیر پیدا نمایید گفتگو خواهیم نمود .
طراحی یک برنامه نیکوکاری عالی – ۸ سئوال اساسی قابل پرسش
*آیا برنامه مورد نظرمرتبط و هماهنگ با هدف است ؟
هرچه یک برنامه کار خیر هماهنگ تر با اهداف و ارزشهای سازمان وموسسه نیکوکاری باشد بهتر است .این مهم است که یک برنامه نیکوکاری منعکس کننده اهداف و برنامه های آن موسسه باشد و پیامی را منتشر نماید که آن گروه و اعضاء و حامیان و همیاران آن را با هم مرتبط نماید.
*چگونه درباره آن برنامه نیکوکاری تبلیغ وبازاریابی نمایم وآیا زمان اجرای آن مناسب است؟
زمان بندی همه چیز است ، بعضی از برنامه ها دربعضی از مواقع خاص از سال میتواند مورد توجه تعداد بیشتری از مردم و رسانه ها قرار بگیرند ، برپائی یک برنامه نیکوکاری در زمان مناسب بطور طبیعی به بازاریابی و تبلیغ نیز کمک مینماید .
*آیا برنامه نیکوکاری مورد نظر آگاهی افراد را در باره هدف افزایش خواهد داد ؟
یک برنامه خوب نیکوکاری بایستی قبل و بعد ودر مدت اجرا نظر مخاطبین را به آن موسسه نیکوکاری و اهدافش جلب نماید .همه برنامه های خیر در رسانه ها منعکس نمیگردد در حالیکه ممکن است شما توان مالی برای تبلیغ را نداشته باشید، لذا قدرت رسانه اجتماعی یاپخش خبر شفاهی و دهان به دهان توسط مردم را دست کم نگیرید زیرا سبب پخش کلام و اطلاعات خواهد شد .
*چگونه یک برنامه نیکوکاری را برنامه ریزی وطراحی نماییم ؟
یکی از خصوصیات مشخص یک برنامه موفق نیکوکاری چگونگی برنامه ریزی خوب آن است که شامل تدارکات ، بازاریابی ، پایبندی به محدودیتهای بودجه و چگونه روان برگزارشدن در آن روز میباشد. اجرای امور را به دقیقه نود گذاشتن غیر تخصصی و غیر معقول بوده و براحتی تاثیر گذاری آن برنامه نیکوکاری را کاهش میدهد ، شما برای دلایلی منطقی ودرست میخواهید تا مردم درباره آن برنامه و موسسه نیکوکاری صحبت بکنند لذا بایستی زمان لازم برای اجرای برنامه را درنظر بگیرید و وقت اضافه ای نیز برای مسائل غیر منتظره اختصاص بدهید .
*اهداف ما چیست و آیا کاملا شفاف و مشخص هستند ؟
هر مقدار کمک مالی که میخواهید جمع آوری بکنید ، ۵ ملیون یا۵۰۰ ملیون تومان ، یک برنامه خوب نیکوکاری بایستی اهداف مشخصی داشته باشد . اگر شما اهدافی قطعی وقابل سنجش ارائه نمایید ، حتی اگر به آن ها نرسید ولی قادر خواهید بود در برنامه بعدی انتظارات خود را مورد ارزیابی مجدد قرار دهید و آنرا بهبود ببخشید .
*چه بودجه ای را برای برنامه نیکوکاری مورد نظر تعیین وچگونه به آن پایبند باشیم ؟
بر اساس انتظارات و منابع خود بودجه ای واقع بینانه تنظیم نمایید .اگر هدف اصلی شما جمع آوری کمک مالی است و نمیخواهید تا هزینه هایتان فوران نماید بطوری که دیگر چیزی برای هدف باقی نماند هزینه ها را کاهش دهید و درخرج کردن سیاستمدارانه و استراتژیک عمل کنید
*آیا برنامه نیکوکاری ما متمایز و جذاب خواهد بود ؟
یک برنامه خوب وجذاب نیکوکاری خاطره انگیز خواهد بود و شما بدون از بین بردن بودجه خود میتوانید آنرا برپا نمایید. کمی خلاقیت میتواند توجه مردم منطقه را جلب نماید ، حامیان و رسانه ها همچنین میتوانند بر اعتبار موسسه نیکوکاری شما بیفزایند .
*چگونه جامعه ومنطقه را درگیر یک کار نیک نماییم ؟
یک برنامه موفق نیکوکاری با یک مسابقه دوچرخه سواری که درآمدش برای آن برنامه خیر باشد یا یک نمایشگاه نقاشی و یا یک جشنواره میتواند گروه بیشتری از مردم و حامیان و شرکت کنندگان را درگیر آن هدف خیر نماید و موقعیتی ویژه را بوجود آورد و تاثیر بسیاری را در دراز مدت پس از آن برنامه برجای گذارد .
پنجاشتباه ساده که میبایست از آنها اجتناب نمود :
۱- متمایز نکردن برنامه نیکوکاری خود از سایر برنامه های خیر .
۲- مدنظر قرار ندادن آورده سرمایه گذاری بر روی راه اندازی یک برنامه نیکوکاری
۳- زیاد غیرواقع بینانه بودن
۴- عجولانه و غیر استراتژیک برنامه ریزی کردن
۵- برنامه خیری را بدون اهداف دراز مدت و مرتبط با اهداف آن موسسه و یا صرفا بخاطر برپائی برنامه برگزار کردن ،
بخش ۳- تشکیل کمیته برپائی برنامه های نیکوکاری

کمیته برگزار کننده مناسبتهای نیکوکاری چیست ؟(درکار تیمی من وجود ندارد)
یک کمیته برنامه ریزی وهماهنگ کننده یک تیم از افراد متعهد است که اطمینان حاصل مینماید تا آن برنامه و کار نیک و خیر بخوبی طراحی و در روز موعود بخوبی اجرا و اهداف مورد نظر حاصل گردد .
معمولا افراد این تیم ازاعضاء موسسه نیکوکاری مربوطه و یا از میان داوطلبان انتخاب میگردند ،ولی این بستگی به بودجه شما خواهد داشت ،شما ممکن است بخواهید یک متخصص برگزار کننده برنامه استخدام نمایید یا یک گروه از مردم را که بر روی برنامه کارنمایند و یا اینکه بخواهید خودتان اقدامات لازم را انجام دهید .
داشتن یک کمیته برگزار کننده ایده آل است زیرا ؟
*اعضاء کمیته میتوانند توانمندیها و تجربیات خود را شریک شوند. داشتن یک تیم قوی و با تجربه و متنوع به پروژه شما منابع وسرمایه ارزشمندی را خواهد افزود .
*هریک از اعضاء به موضوعی از برنامه مورد نظر متعهد خواهد شد و بهره وری بطور چشمگیری افزایش خواهد یافت اگر وظایف وکارها بطور مساوی ودرست تقسیم شود این اجازه میدهد تا هرکسی برروی برنامه ای ویژه متمرکز شود و بطور اختصاصی برروی آن وظیفه کار نماید.
*با تفویض اختیارات مسئولیت پذیری بیشتری ایجاد خواهد شد ومیتوان نقاط ضعفی را که نیازمند حمایت بیشتر است قبل از تاثیر گذاری بر کل پروژه شناسائی نمود .
برپائی یک برنامه نیکوکاری نیازمند تعهد ،اشتیاق و پیداکردن افراد درست و شایسته برای انجام آن است .داوطلبان مطمئنا در روز برنامه و جهت اجرا میتوانند کمک نمایند ولی فقط چند فرد کلیدی بایستی بعنوان اعضاء کمیته اجرائی انتخاب شوند ، داشتن افراد کمتر مراحل تصمیم گیری را سرعت خواهد بخشید و هرچه روز برنامه نزدیکتر میگردد لزوم رعایت آن اهمیت بیشتری خواهد یافت.
درکمیته برگزارکننده کی چکاره است ؟مسئولیتها ونقشهای اصلی
رئیس کل ، رئیس یا دبیر کل کسی است که تمامی مراحل کار و پروژه مربوطه در موسسه نیکوکاری را نظارت مینماید ، رئیس ممکن است نیاز داشته باشد که در مصاحبه های رسانه ای برنامه مورد نظر را معرفی نماید .
جمع آوری اعانات و حمایت مالی
فردی که مسئول جمع آوری اعانات وحمایتهای مالی است معمولان درجستجوی اعضاء شریک و راههای جذب کمک مالی مردم برای آن برنامه میباشد که میتواند شامل مواد غذائی ،کالاهای برقی ،لباس های اهدائی مردم ،گرفتن تایید عمومی از شرکتهای متفاوت و یا افراد مشهور و یا جمع آوری پول برای برنامه خیر و غیره باشد.
مسئول بازاریابی و ارتباطات
این فرد سخنگوی رسمی برنامه های خیریه میباشد و مسئول برقراری ارتباط با مطبوعات و رسانه های خبری وحامیان است ، همچنین مسئول رسیدگی به راه اندازی وب سایت ،تهیه بروشور ،امور مربوط به هیئت ها و جلسات و شرکت کنندگان ،کتابچه برنامه ها ،هدایای تبلیغاتی نیز میباشد.
تبلیغات سنتی ممکن است مورد توجه قرار بگیرد ، درضمن استفاده از رسانه های اجتماعی و ابزارهای جدید مانند اینترنت راههای بسیار خوبی برای معرفی برنامه های مورد نظر در امور خیر و نیکوکاری است.
تدارکات و پشتیبانی
کارهای فراوان پشت پرده ای برعهده رئیس کمیته تدارکات گذاشته خواهد شد که بستگی به التزامات برنامه خیر شما خواهد داشت، این نقش میتواند شامل تدارک غذا ، اخذ مجوزاز مقامات محلی ،ابداع و ارائه برنامه تولیدی،پیداکردن وتعیین مامور امنیتی وکمکهای اولیه ،بررسی وضعیت نور و صدای مورد نیاز برنامه مورد نظر و هماهنگ نمودن و تنظیم سایر مسئولیتها میباشد.
مدیریت داوطلبان
داوطلبان در یک برنامه نیکوکاری بسیار با ارزش هستند لذا بایستی بخوبی از آنها مراغبت و نگهداری گردد.به این دلیل مهم است که فردی مسئولیت انتخاب،آموزش و تعیین نقش مناسب برای آنها را برعهده داشته باشد .
مدیریت پروژه ومدیریت اجرائی
این فرد مانند کسی است که سایر افراد کمیته را به یکدیگر متصل مینماید ،از جلسات کمیته برنامه ریزی ،کار پذیرش ،یادداشت مذاکرات ، مدیریت پروژه تا انجام امور جاری و عادی برنامه نیکوکاری .
مدیریت اطلاعات و مدیریت سایت
هر برنامه خیر و نیکوکاری نیازمند تیم سایت اطلاعاتی نیست ، اما برای برنامه های بزرگ یا متوسط سایت اطلاعات وخبر بهترین راه برای ایجاد ارتباط با توده مردم ، حامیان ، شرکای همیار ، پتانسیل داوطلبان و رسانه ها میباشد . داشتن یک رئیس کمیته تکنولوژی ارتباطات خط مشی سایت ارتباطات مستقیم شما را بهتر و روانتر خواهد نمود.
خزانه داری و حساب داری
یکی از نقشهای بسیار مهم نقش خزانه دار است، این فرد اسناد و مدارک مالی را نگهداری نموده و اطمینان حاصل مینماید که مقدار بودجه رعایت گردد وتک تک اعضاء از نظر مالی پاسخگو باشند .
موضوعات قانونی
بسیار مهم است که قبل از آغاز یک برنامه نیکوکاری راهنمائی و مشاوره قانونی گرفته و انجام گردد ، داشتن یک متخصص حقوقی که از برنامه مورد نظر حمایت نماید ،کمیته با داوطلبان ، کارکنان ، مجریان و تهیه کنندگان ،قرارداد امضاء می نماید ، بر روی مالیات ها ودریافت کمکهای مردمی راهنمائی میگیرد و مسائل بیمه و بهداشت کار و اشتغال و نیازهای حفاظتی امنیتی را هدایت می نماید.
چگونه بهترین افراد را برای کارها انتخاب نماییم؟
انتخاب اعضاء شایسته برای کمیته شبیه به استخدام فردی در شرکت است ، اگر شما میزبان یک برنامه وسیع نیکوکاری میباشید مانند یک فستیوال یا مسابقه بزرگ دو ماراتون مهم است تا اطمینان حاصل گردد که هریک از اعضاء کمیته برای کار مورد نظر درست انتخاب شده اند و به همان نسبت که فشار افزایش می یابد شما نیازمندید تا بتوانید به کمیته برگزارکننده برای حل مسائل بیشتر متکی باشید .
این اعضاء کلیدی کمیته می بایستی دارای خصوصیات ذیل باشند :
• تجربه ، توان و تخصص لازم را دارا باشند
• با مسئولیت هایشان آشنا بوده ونسبت به آنچه از آنها انتظار میرود راحت باشند
• از ارزشها ، ماموریت وپیام موسسه نیکوکاری حمایت نمایند
• متعهد بوده و وقت کافی برای انجام وظایف خود در برنامه های نیکوکاری اختصاص دهند
• مهارتهای شخصی و مدیریت زمان خوبی را داشته باشند
پنج پند و راهنمائی برای انتخاب اعضاء کمیته برگزارکننده
۱-مشکل پسند باشید ولی نه خیلی زیاد-درحالیکه انتخاب بهترین افراد برای انجام وظایف مختلف کمیته مهم است ولی زیاد گزینشی عمل نکنید . اگرچه تجربه لازم است ولی علاقمندی و تعهد کاری برای انجام امور نیکوکاری بسیار ارزشمندتر و مهم تر است .
۲- بطور مکرر ارتباط برقرار نمایید – با تیم برگزارکننده برنامه نیکوکاری خود از طریق ملاقات ،ایمیل و تماس مکرر در ارتباط باشید تا کار تیمی توسعه یابد وتخصصی تر شده و افراد روحیه بگیرند .

۳-درخصوص انتظارات و مسئولیتها شفاف باشید
از همان ابتدای کار بهتر است با اعضاء کمیته برگزارکننده برنامه خیر خود درخصوص انتظارات و مسئولیتهایشان صریح و شفاف باشید، در این صورت هیچ مسئله غیر منتظره و پنهانی برای هیچیک از طرفین ایجاد نخواهد شد.
۴- تشکر و قدردانی خود را ابراز کنید
یکی از مسائل مهم این است که تشکر و قدردانی خود را به اعضاء تیم خود نشان دهید ، نشان دهید که چقدر همکاری و وقت گذاری آنها در برنامه برای آن موسسه نیکوکاری مفید بوده ، بخصوص وقتی که آنها داوطلب بوده اند لذا برای بیرون بردن و غذا دادن آنها اقدام کنید یا به آنها هدایای کوچکی بعنوان قدردانی تقدیم نمایید.
۵-خوش بگذرانید
تدارک و برپائی یک برنامه نیکوکاری میتواند کار دشواری باشد ،بنابر این بطریقی کارها را انجام دهید که باعث دلخوری نگردد و تنشها و فشارها خنثی گردد، در هرحال شما در حال انجام یک کارخوب برای مردم هستید سعی کنید از مراحل کار لذت ببرید .
تذکرات مفید :
اگر اعضاء کمیته برگزارکننده شما کمی کم تجربه هستند ولی از نظر شور و اشتیاق کاری عالی هستند سعی کنید جلسات راهنمائی برای آنها تشکیل دهید، زمانیکه اعضاء تیم شما در بیشتر قسمتها و بخشهای کار قادرند مستقل کار و عمل نمایند این ممکن است اعتماد به نفس آنها را افزایش دهد وخودشان احساس کنند که در بخشهای پیچیده کار لازم است از افراد با تجربه و متخصص راهنمائی بگیرند . یک جلسه ویا میزگرد مشاوره ای ایده های لازم را به آنها خواهد داد تا بدانند چگونه با بهره گیری از تجربیاتشان مراحل انجام کار را طی نمایند بدون اینکه دستان خود را کثیف نمایند و یا وقت زیادی را صرف نمایند.

بخش – ۴ تهیه و اجرای طرح یک برنامه موفق
اگر بخواهید یک برنامه موفق نیکوکاری را انجام بدهید یک طراحی خوب کاری کاملا اساسی و مهم است .این نه تنها مهم است که شما چگونه میخواهید برنامه مورد نظر پیش برود بلکه بایستی همچنین برای واکنشها و اتفاقات غیر منتظره در طول اجرا هم پیشبینی های لازم را کرده و هم آماده برخورد با آنها باشید.
برای یک برنامه خوب بایستی یک استرتژی کلی شفاف داشته باشید در ضمن لازم است تا برای بخشهای مختلف مانند بازاریابی ،جذب کمکهای مالی ، تنظیم بودجه و مدیریت داوطلبان طرحهای مخصوص مورد نیاز را تهیه و آماده نمایید موضوعاتی که میبایست در طرح خود مورد توجه قرار دهید :
زمانیکه شما درحال طراحی طرح کلی خود هستید ومیخواهید تا موضوعات و اهداف مشخص و واضح در بخشهای فوق الذکر را تعریف نمایید یک راه ساده دست یابی به آن تهیه لیست وظایف برای تک تک اعضاء کمیته برنامه ریزی میباشد با توجه به پیچیدگی برنامه و منابع موجود ممکن است شما اعضاء کمیته های متفاوتی داشته باشید که مسئولیتهای متعددی را برعهده گرفته باشند ولی باز لازم است شما طرحهای جداگانه و شفافی برای بخشها و مسئولیتهای مختلف داشته باشید
شما میخواهید اهدافتان همراه با زمان اجرای مورد نظر آنها را حتی الاامکان مشخص نمایید پس مطمئن باشید که لیست کارهای مورد نظر در هر بخشی را منظم و آماده کرده باشید- این کار با تهیه یک طرح بزرگتر بعنوان طرح اصلی امکان پذیر است .
البته بسته به نوع برنامه نیکوکاری که شما در حال برپائی آن هستید بخشهای مختلف طراحی مورد نظر متفاوت خواهد بود همه افراد یا موسسات نیکوکاری نیازمند بخش ارتباطات یا واحد اطلاع رسانی و تیم متخصص سایت نیستند ، همچنین بسته به حجم کار مورد نظر کارهای متفاوتی میتواند دریک مدیریت یا بخش مسئولیتی درهم ادغام گردد – در بخشهای بعدی نمونه هائی از این ادغام ها را معرفی خواهیم نمود .
چند پیشنهاد برای طراحی بخشهای مسئولیتی کار
بازاریابی :
*دعوتنامه ، پوستر ، آگهی و آرم چاپ نمایید .
* آگهی تبلیغاتی بدهید (ازطریق تلویزیون ، رادیو ، پست مستقیم وایمیل )
*از طریق شبکه ها و رسانه های اجتماعی ارتباطات خود را گسترش دهید
ارتباطات : اقدامات ترکیبی یا همکاری نزدیک با بازاریابی
*اطلاعیه های رسمی ویا اعلامیه دادن از طریق خدمات گروهی ومحلی
* ملاقات و دیدار با افراد مشهور و مقامات همزمان با برنامه جمع آوری کمک و اعانات مردمی
*پیگیری ارتباطات با شرکت کنندگان /میهمانان و مقامات VIP
*تهیه لیست میهمانان و پیگیری آن
جمع آوری اعانات مردمی :
*مشاوره و دریافت اعانات وکمکها ی مردمی
*دست یافتن و پیدا کردن حامیان کاری فعال و مطمئن و امکانات بالقوه
*تهیه و ارائه پیشنهاد طرح کمکهای بلاعوض
* پیگیری و مدیریت امور اهدا ءکنندگان
تکنولوزی اطلاعات و ایجاد سایت :
*توسعه و مدیریت و به روز رسانی سایتهای اطلاعاتی در خصوص ورودی اهدا ءکنندگان
*بررسی نیازهای تکنیکی وفراهم آوردن امکانات فنی مانند کامپیوتر ، ایمیل ، توزیع خبر نامه و……..
خزانه داری و بودجه :
*مدیریت اهدائیه های دریافتی
*مدیریت حسابها
*بررسی بودجه های کلی وهزینه ها
داوطلبان :
*پیداکردن داوطلبان وتعیین وظایف کاری آنها
*اطمینان حاصل کردن از اینکه داوطلبان آموزش لازم را قبل از اجرای برنامه ببینند
*هماهنگ کردن و رسیدگی به داده ها واطلاعات داوطلبان
*پیگیری داوطلبان و امور مربوط به آنها
پشتیبانی وتدارکات :
*تعیین محلی برای برنامه و مناسبت مورد نظر
*تعیین وتهیه غذا و نیروهای لازم و امکانات پذیرائی
*هماهنگیهای لازم درخصوص اجاره ها – شامل وسائل – مبلمان – دکوراسیون وغیره
*پیداکردن بیمه مناسب – مجوز های لازم و انجام سایر امور قانونی
*توسعه و برنامه ریزی برای طرح های احتمالی مانند حمل و نقل و یا هوای نامساعد وغیره
تذکرات مفید :
وقتی کارها و وظایف مختلف درحال انجام و اتفاق است و زمانی که شما در حال اجرا ی مراحلی از طرح خود هستید بجای یک لیست ساده از وظایف وکارهای لازم بکاربردن یک چارت و نمودار راه بسیارخوبی برای مشاهده است – شما میتوانید آنرا برای هرمدیریتی بکار بگیرید وسپس آنرابا چارت بزرگتری که تمامی وظایف وکارهای دیگر را هماهنگ ویکپارچه مینماید تلفیق نمایید.
پنج تذکر و پیشنهاد برای برگزاری طرح و برنامه اصلی :
بسته به نوع برنامه ای که شما درحال طراحی آن هستید کارهائی که مشخص میکنید متفاوت خواهد بود .این مهم است که کمیته برگزارکننده برنامه کاملا مسلط باشد و همه موارد و موضوعات را مد نظر داشته باشد و برای هر کاری مهلت و زمان دقیق اجرا تعیین نماید .
۱-طرحی برای داشتن یک طرح تهیه نمایید :
کار را باجمع کردن تیم خود به دور هم و بحث و تبادل نظر در خصوص اهداف مورد نظر و برنامه های کلی آن برنامه نیکوکاری آغاز نمایید. .شما میخواهید هرکسی را معرفی نمایید ، پس چاچوب اصلی را تعیین و همه را در طول اجرای برنامه به حمایت یکدیگر تشویق نمایید .
۲-اهداف هر بخش را مشخص نمایید :
با یکدیگر مثل یک تیم کارکنید و اهداف روشن وقابل اندازه گیری برای هر بخش ایجاد نمایید ،همانگونه که در یک طرح کاری تجاری عمل میکنید .شما نیازمندید تا بودجه ها ، زمانبندیهاو مطالب قابل انتقال برای هریک از اعضاء کمیته را تعیین و مشخص نمایید ،و آنها را وادار نمایید تا جائی که میتوانند طبق طرح و برنامه عمل نمایند .
۳-بطور منظم و موثرارتباط برقرارنمایید :
اطمینان حاصل نمایید که تمام افراد تیمتان بطور یکسان درجریان امور هستند ، ولی مطمئن شوید که زیاد از تمرکز کاری خودشان دور نگردند . جلساتی با دستورجلساتی واضح و روشن ترتیب دهید واطمینان حاصل کنید که بطور منظم وبرنامه ریزی شده اداره شوند .گزارشات و یادداشتهای جلسات را مستند و ثبت نماییدتا در آینده بتوانید به آنها مراجعه و استناد نمایید .
تمام اعضاء تیمتان میبایست تلاش نمایند با یکدیگر کار کنند .اگر یک نفر بر روی یک صفحه کاملا مجزا از دیگران کار بکند و کسی درتلاش جمعی برای کمک به او و افزایش سرعت او شرکت ننماید کل طرح شما ضربه و خسارت خواهد دید.
۴- طرح های خود را هماهنگ وتلفیق نمایید :
بخاطر داشته باشید که تمامی اعضاء کمیته برنامه ریزی شما میبایست بعنوان یک واحد با یکدیگر کار نمایند .برای مثال نیازی نیست تا یک برنامه تبلیغی بزرگ برای جمع آوری اعانات قبل از آماده شدن محل یا صندوق مربوطه انجام شود زیرا به اعتبار موسسه نیکوکاری شما ضربه خواهد زد .
۵- یکدیگر را حمایت نمایید :
نهایتا همه نیازمند حمایت یک دیگر در حد توان خود میباشند . بسته به سطح تجربیات و میزان منابع موجود اعضاء کمیته نیازمند حمایتهای متفاوتی میباشند و افراد ممکن است لازم باشد تا برای کمک به سطح وحجم کار کلاههای متفاوتی را درست و یا برسرگذارند (مسئولیتهای وحجم کار متفاوتی را تقبل نمایند) .
دربخشهای آینده چگونه توسعه دادن استرتتژیهای افراد مختلف درموضوعات گوناگون مانند جمع آوری کمک –بازاریابی – تدارکات و مدیریت داوطلبان را مورد بررسی قرار میدهیم .

بخش -۵ نکاتی در باره جمع اوری موفق اعانات
خیریه ها ،برخلاف سایر ارگانها و موسسات ، معمولابرنامه ها و مناسبتهای خود را با یک هدف خاص برگزار مینمایند تا برای یک موضوع ویژه اعانات مردم جمع آوری شود .برای برپائی یک برنامه نیکوکاری موفق یک طرح موفق جمع آوری اعانات بسیارحیاتی و مهم است زیرا شما میخواهید اهداف جمع آوری اعانات و هدفهای مورد نظر خود در بازاریابی و تبلیغات رسانه ای و سایر ارتباطات را تعیین نمایید.
قدمهای اولیه درجمع آوری موفق اعانات وکمکهای مردمی
هنگامی که در تدارک تهیه طرحی برای جمع آوری اعانات هستید قدمهای مهمی میبایست بشرح ذیل برداشته شود تا به شما در آغاز کار کمک نماید :
*یک هدف نهائی و کلی برای جمع آوری تهیه نمایید .
چه مقدار کمک مالی جمعاً میخواهید جمع آوری نمایید ؟ این مهم است که یک هدف کلی خوب داشته باشید زیرا به بازاریابی شما کمک مینماید و امید بیشتری را نسبت به برنامه بوجود می آورد .
*بازار خیرین و نیکوکاران را ارزیابی نمایید
جمعیت شناختی خیرین شما چگونه است وکمکهای خیر به شما از کجا می آیند؟ معمولا سه نوع بازار مستقل خیریه واعانات هماهنگ شده وجود دارد وشما میتوانید هدف قرار دهید.
۱- خیرین ناشناس کوچک
اینگونه از خیرین و مردم کسانی هستند که وارد سایت و بخش حمایت کنندگان واهداءکنندگان شما میشوند و یا زمانی که یک آگهی برای کمک می بینند. برای این نوع از اهداء کنندگان ،خیرین و نیکوکاران ، شما نیازمند شرکت کنندگان و حضار بسیاری دربرنامه خود هستید تا آن را دریابند ، بسیار عمومی و عام است وتدارکات فراوانی را میخواهد تا از کمکهائی کم وجزئی حمایت گردد . برای مثال ،یک صندوق آنلاین راه بسیارخوبی برای دستیابی به این نوع از اهداءکنندگان وجمع آوری کمکهایشان میباشد .
۲-کمکهای فامیلی وشبکه ای
اینها کمکهای فامیلی ، دوستان و همکاران است برای حمایت از افرادی که میشناسند .راه ساده ای را برای اشخاص ایجاد نمایید تا عضو شوند و برای کمک وجمع آوری اعانات همکاری نمایند – همچنین ثبت نام ساده ای را داشته باشید همراه با یک پکیج ثبت نام تا همه چیز را برای جمع آوری اعانات داشته باشند .
۳-کمکهای بزرگتر اشخاص
اینها کمکهای بیشتر افرادی است که مشخصا به هدف شما توجه دارند وبه آن کمک مینمایند . برای مثال فردی میتواند میزی را دریک شام خیریه بخرد و یا به یک حامی شناخته شده تبدیل شود . این اشخاص برای بخشش وکمک خود یک شناخت ،شهرت و یا قدرشناسی میخواهند و بایستی شخصا شناسائی وشکار شوند ،لذا برای این کار از روشهائی مانند تبلیغ ازطریق ایمیل مستقیم استفاده نمایید.
۴- کمکهای جمعی وگروهی
کمکهای جمعی وگروهی همیشه راه بسیار خوبی برای جمع آوری کمک است .شرکتها میتوانند برای اعتبار وشهرت کاری خود کمک نمایند وخودرابا حظار استراتژیک وویژه همگام وهم ردیف نمایند .کمکهای جمعی میتوانند بصورت پول نقد به ریال وارد شود ویا بسیاری از شرکتها محصولات و یا خدمات خود را درمقابل مبلغ مشخصی درعوض تبلیغ ارائه دهند .برای مثال ، یک شرکت اسباب بازی میتواند تعدادی دوچرخه به یک موسسه خیریه کودکانه اهداء نماید و یا یک رستوران امکانات خود رابرای شما اهداء نماید تا شما برنامه خود را اجرا نمایید.
راههای مختلفی رابرای جمع آوری کمک کشف نمایید
درخصوص اینکه چگونه میتوانید کمک مالی جمع آوری نمایید وچگونه هدف کلی شما درکانالهای مختلف تقسیم شود خلاق باشید .برای مثال ،اگرشما دارید برای یک برنامه بلیط می فروشید آیا میتوانید پول بیشتری ازطریق غرقه کشی جمع آوری کنید ؟ چگونه طرح جمع آوری کمکهای اشخاص راخواهید ریخت ؟ چه فرصتهایی برای همکاری ومسئولیت پذیری مستقیم ویا غیر مستقیم وجود دارد ؟
یک بانک اطلاعاتی منظم ازتمامی پتانسیلهای خود واهداء کنندگان جذب شده خود تهیه نمایید .
تذکر :بررسی نمایید وببینید چگونه میتوانید پول بیشتری جمع آوری کرده و بهره گیری ازاین راههای مختلف را به حداکثر برسانید .
هزینه ها و آورده ها را تعیین نمایید . فراموش نکنید که شما بایستی هزینه ها و همچنین اعانات وکمکها را محاسبه نمایید .شما میتوانید جشنواره ای مجلل ومهم درسالن پنج ستاره ای برپا نمایید ، ولی این از مبلغی که نهایتا میخواهید برای آن هدف مصرف نمایید کاسته خواهد شد، ویا اینکه شما ممکن است اگر بخواهیدرسانه های خبری – افراد سرشناس وحامیان مشترک بزرگتروبیشتری را جذب کنید ناچار باشید کمی بیشتر خرج نمایید .
اطمینان حاصل نمایید که شما منابع لازم را برای طرحتان دارید . چه فرم ساده قابل اجرائی داشته باشید ویا امکان جمع آوری کمک بر روی سایت خودتان داشته باشید ولی اطمینان حاصل کنید که طرح جمع آوری اعانات و کمکهای خود را حتی الاامکان ساده وشفاف اجرا و برگزار نمایید .
برای برنامه خیر خودمنابع و حمایت مالی طرح نمایید . بعد از اینکه شما جزئیات وبخشهای منابع جذاب برنامه خیر خود را درک نمودید سپس میبایست آن ایده را به یک طرح استراتژیک تبدیل نمایید .
با انجام مراحل ذیل یک منبع موفق و خوب ابداع ویک طرح پشتیبانی و حمایتی تهیه نمایید .
۱- شرایط کنونی خود را در مراحل ذیل ارزیابی نمایید :
*شرکا و سهامداران : چه کسانی مخاطبین هدف شما ،حامیان ،اهداء کنندگان ، وداوطلبان شما هستند و اکنون خیریه شما را حمایت مینمایند ؟
*رقابت : رقبای شما چه کسانی هستند ؟ برای جذب منابع چه میکنند ؟ چقدر موثر هستند؟ و خیریه شما چکار متفاوتی میتواند بکند تا متمایز تر گردد ؟
*اجرا : نهایتا ، در سال گذشته خیریه شما چگونه عمل کرد ، آیا به اهداف خود رسیدید ،چرا موفق شدید و چرا نشدید ،چه چیزی میبایست بهبود یابد ؟
*موقعیت : گرایش و روند کار چگونه است، آیا اقتصاد و عوامل دیگر بر موئسسه نیکوکاری شما تاثیر میگذارد ؟
یک راه مهم برای توسعه یک ارزیابی بررسی( قدرت – ضعف – فرصتها و تهدیدات )میباشد.
برای آنالیز کردن ارزیابی در هر بخش به موارد ذیل عمل نمایید
۲- اهداف بخصوص را مشخص نمایید : اهداف شما در مورد مسائل مالی و منابع چیست ، چه مقدار پول میخواهید جمع آوری کنید ، چه تعداد حامی و اهداء کننده دوست دارید بعد از مراسم خود جذب نمایید ؟
۳- نقشه راه و طرح عملیاتی : چگونه به هریک از اهداف خود میرسید ؟ ، درباره این سئوالات فکر کنید :
*نقشه راه برای هر هدف شما کدام است ؟
*در خیریه شماچه کسی مسئول چه کاری است ؟
*زمان بندی – شروع و پایان کار هر هدف شما چه زمانی است ؟ وچه نتیجه ملموسی میتوان در
درتاریخهای قطعی مورد نظر انتظار داشت ؟
*شما چگونه موفقیت را اندازه گیری خواهید کرد ؟
*اگر مشکلاتی پیش بیاید طرح احتیاطی اضطراری شما چه خواهد بود ؟ این نکته حساس ومهم است
۴-بازرسی کردن : چه ابزاری بکار خواهید برد برای بازرسی وکنترل ؟ چند وقت یکبار مرور میکنید و بازاریابی اهداف برنامه نیکوکاری خود را ارزیابی میکنید ؟ آیا نیاز به تجدید نظری هست ؟
ثبت یک موسسه خیریه برای جمع آوری اعانات و کمکهای مردمی
اگر تا کنون انجام نداده اید ،اگر آرزو دارید تا کمک و اعانات خیر دریافت کنید نیازمند ثبت موسسه خیریه خود هستید .مراحل کار ،هزینه ها و مقررات در کشورهای مختلف متفاوت است لذا برای اطلاعات بیشتر بایستی با نزدیک ترین اداره تماس بگیرید –بعضی از برنامه های نیکوکاری نیازمند فرمهای درخواستی متفاوتی میباشند .
مجذوب کردن حامیان وبانیان برنامه خیر
اگر میخواهید هزینه های برنامه خیر شما حتی الامکان کاهش یابد داشتن حامیان جمعی وگروهی وشرکای کاری بسیار حیاتی میباشد .از چاپ مواد تبلیغاتی تامیزبانی سایت ،تدارکات غذا وآگهی دادن ، همه دارای هزینه های سنگینی میباشد. در اینجا خیلی ساده بایست گفت که هیچ محدودیتی درنوع حمایتی که شما نیازمندید و میخواهید از آن اطمینان نمایید وجود ندارد .کلید این کار در آن است که شما بطور شفاف و واضح مشخص نمایید که چگونه این شراکت و همکاری بسود هردو طرف یعنی حامی و خیریه خواهد بود .
ده نکته مهم برای کمک به جذب حامی دریک برنامه نیکوکاری :
۱-یک کمیته یا یکی از اعضاء را مسئول بازنگری حامیان وجمع آوری اعانات خیر نمایید ، درهرحال نهایتاً جمع آوری کمک مالی وظیفه همه افراد میباشد .
۲- بودجه مناسب واهداف مالی برنامه ریزی شده ابداع نمایید ، چه مقدار پول میخواهید تا قبل ، در ضمن و در پایان برنامه خیر خود جمع آوری نمایید ؟ .
۳-شبکه ارتباطی با صنایع ،دانشگاه و برنامه های اجتماعی همسو و مرتبط ایجاد کنید و فرصتهای مناسب برای حامیان را مشاهده نمایید.
۴-اطمینان حاصل نمایید که شراکت کاملا از نظر ارزشها واهداف سودمند است .منافع شراکت با برنامه خیر خود را منعکس وتبلیغ نمایید . اینکار سبب افزایش اعتبار شرکت شده وتوجه رسانه هارا به خود جلب مینماید واهداف شرکت به گوش حضار وشنوندگان خواهد رسید وسود مالی به همراه خواهد داشت .
۵-درحد امکان زود وبا هدف بلند آغاز کنید . حفظ یک حامی بزرگ و خوش نام در همان ابتدا ی کار تنش مالی و اقتصادی را کاهش میدهد .
۶-از تماسهائی که شما ،اعضاء کمیته برنامه خیرتان ،همکاران ،فامیل و دوستان در حال حاضردارید استفاده نمایید .
۷- یک طرح و نقشه ارتباطاتی و بازاریابی خوبی مانند چاپ بروشور ،جذب حامی ،یک سایت ،خبرنامه های صنعتی وتبلیغات مستقیم را ایجاد وتوسعه دهید. این مواد و امور بایستی مستمر و باثبات وتخصصی باشد وواقعیت تحسین برانگیزی را نمایان نماید .
۸-بجای متکی بودن به تماس تلفنی،ایمیل فرستادن یاپیشنهادحمایت مکتوب برای حفظ یک شریک شخصابا او ملاقات نمایید.
۹-درمورد اینکه چرا و چگونه افراد وگروه ها میتوانند در گیر برنامه خیرتان شوند شفاف و روشن باشید . مجددا این کار نیازمند یک تیم برنامه ریزی ویک طراحی خوب میباشد تااز اجرای خوب وموثر برنامه ومطالبی که مطرح میشود اطمینان کامل حاصل گردد .
۱۰-تعیین یک مدیریت بحران را راهنمائی و هدایت نمایید تا توان و چگونگی مشکلاتی که ممکن است نمایان گردد شناسائی و مشخص شود.با عضویت وشرکت در برنامه خیرتان ، حامیان ،افراد و شرکتها درواقع هرکدام اعتبار خود را به همان میزان شما در مسیر راه میگذارند بنابر این خروجیهای نا مطلوب و نامساعد را حتی الاامکان به حداقل برسانید .
بعداز حفظ وایجاد امنیت از حامیان بخاطر بسپارید که :
*درخصوص اینکه از شراکت چه میخواهید صراحت وتخصص داشته باشید .توافقنامه ای بنویسید تا شما و حامی کاملا از آنچه که انتظار است مطلع باشید .
* بطور منظم و مستمر در ارتباط باشید وت لاش جدی نمایید تا روابط حفظ گردد .
*یک استراتژی درازمدت برای شراکت و همکاری داشته باشید
*اجازه دهید تا حامی بداند بخشش وکمک او بطور اخص به موسسه خیریه شما کمک مینماید
*در بازاریابی و تبلیغات رسانه ای خود از حامیان خود تقدیر و تشکر بکنید .اطمینان حاصل کنید که از آنها در خود برنامه خیر مورد نظر تشکر بشود و یا اینکه حتی میتوانید برای حامیان اصلی میهمانی شام تشکرآمیز ترتیب بدهید .
تذکرات مهمی درخصوص جمع آوری اعانات از طرف متخصصین :
۱-چگونه من حامی و منابع مالی برای برنامه خیر خود جذب نمایم ؟
لازم است تا شما تحقیق خود را بکنید – این درباره درک خوب بخشهای صنعت است و اینکه چگونه آن شرکت میتواند کمک نماید ، برای مثال ، دلیلی ندارد وقتی یک شرکت که در حال مبارزه و حفظ بقاء خود در بازار است ۲۰۰۰۰ دلار از او درخواست نمایید .
شما بایستی بدانید که چه کسی را چگونه مورد هدف قرار داده اید و چه میخواهید و در عوض به آن شرکت چه خواهید داد ، این به همین سادگی است ، که شما وارد عمل شوید و برای رسیدن به آن تلاش کنید .
شرکتهای بسیاری میخواهند از موسسات خیریه حمایت نمایند .ولی شما ممکن است قبل از به دست آوردن چیزی به ۱۰ شرکت مختلف در همان صنعت مراجعه نمایید چون آنها ممکن است هم اکنون در حال حمایت کردن از یک موسسه خیریه دیگر باشند. لذا رد کردن همیشه نشان دهنده این نیست که شما دارید کار بدی میکنید – شما فقط ناچارید به تلاش خود ادامه بدهید و سراغ دیگران بروید ونا امید نگردید .
این همچنین درباره دست رسی به حامیان درسطوح مختلف است : بعضی ها گروه و مجتمع هستند ،بعضی شغلهای کوچکترند ، و بعضی ها فقط افراد شخصی هستند که میتوانند به دیگران کمک بکنند . فقط از پرسیدن نترسید – بدترین پاسخی که ممکن است بشنوید (نه) خواهد بود .
۲- برگزارکنندگان برنامه خیر زمانی که به حامیان نزدیک میشوند چه چیز هائی را نبایستی انجام بدهند ؟
اگر هیچ خبر و ایده ای ندارید که شرکت چه میکند ویا این کمک و بخشش قرار است چه بکند و شما در عوض چه خواهید داد از درخواست پول اجتناب نمایید .شما بایستی تحقیقات خود را انجام دهید
بخش -۶ بازاریابی ، رسانه و ارتباطات
از تهیه و تولید مواد چاپی و ارتباط و همکاری داشتن با رسانه های جمعی گرفته ،تا تبلیغات سنتی و مدرن امروزی تمامی بازاریابی و معرفی یک رویداد خیر را شامل میباشد .
الف)رساندن پیام درست به افراد درست
ب)هدف ، برچسب وجایگاه خود را از هدف ، برچسب و جایگاه دیگران جدا و مشخص نمود ن
بطور سنتی رویداد های خیر از طریق تلویزیون ، رادیو و یا مواد تبلیغاتی مانند بروشور ، مجله و روزنامه بازاریا بی میگردد .
این شیوه ها به نسبت بودجه و جمعیت هدف میتوانند موثر باشند ولی امروزه با توسعه تکنولوژی رسانه های اجتماعی بازاریابی و معرفی رویداد های خیردر میان گروه های بیشتری از مردم بسیار آسانتر و ارزان تر میباشد .
شش نکته مهم را قبل از بازاریابی برای رویداد خیر خود در نظر گرفته و رعایت نمایید .
۱- یک دسترسی درازمدت داشته باشید . آن رویداد خیر و نیکوکارانه برچسب و مارک شمارا زنده مینماید.این مهم است که بر منافعی که رویداد خیر مورد نظر در دراز مدت برای خیریه ایجاد مینماید نگاه کلی داشته باشید تا آن رویداد در انزوا ایجاد نگردد .
۲- جمعیت و حضار هدف را بشناسید . یکی از اولین چیزهائی که یک بازاریاب متخصص و یا یک تبلیغات چی سئوال مینماید این است که مخاطب هدف شما کیست ؟ ایجاد و تهیه مواد تبلیغاتی خلاقانه که به منافع گروهی و استراتژیک خدشه وارد ننماید بسیار موثر خواهد بود ، به همین سادگی .
این همچنین صحیح است و واقعیت دارد که هنگام هدف قراردادن حامیان وخروجی رسانه ها دقیق و مشخص باشید
۳- هدف ، برچسب وجایگاه خود را بشناسید . موسسه نیکوکاری شما چه هدفی دارد و معرف چه چیزی میباشد ؟شما نیازمندید تا ارزشها وکارهایی را که در داخل وخارج میکنید بشناسید و از آن آگاه باشید زیرا این در نهایت مشخص مینماید که شما چگونه طرح وب سایت خود را توسعه داده و مواد تبلیغاتی خود را چاپ میکنید وگزارشات خبری منعکس مینمایید،در باره جزئیات کار فکر کنید. برای مثال ،
اگر شما یک موضوع محیط زیستی را تبلیغ میکنید حتما می بایست امکان چاپ آن بر روی کاغذی که قابل بازیافت و برگشت به طبیعت باشد را بررسی نمایید .
۴- پیام خود را بشناسید . چه چیزی را میخواهید منعکس نمایید ؟ به نسبت مخاطبین شما این پیام تغییر خواهد کرد (برای مثال رسانه ها ،حامیان و شرکت کنندگان وحضار) ، بنابر این پیامتان را به همان نسبت سازگار و مناسب نمایید .
۵- آنرا با موضوع مرتبط نمایید . چه پیام خود را برای رسانه ها و چه برای حامیان بیان و منعکس نمایید، سعی کنید مطالب مرتبط با موضوع باشد. به آنچه که در اخبار میگذرد فکر کنید ،درباره گرایش جمعیتی تحقیق نمایید و این اطلاعات را پایه و مبنای ارائه پیام خود قرار دهید.
۶- یک روش متناسب برای بیان وارائه مطلب بکار برید . اگر مخاطب هدف شما ۱۸-۲۵ سال سن دارد تبلیغات از طریق رسانه های جمعی و یا از طریق وب سایت ها یکی از موثر ترین راه ها برای رسیدن به آنها میباشد لذا انتخاب مناسب ترین راه برای ارائه و انعکاس پیامتان به اندازه خود پیام اهمیت دارد .
بطور واضح یک طرح قوی و دراز مدت بازاریابی مدتها قبل از طراحی اولین بروشور یا….هزینه ها را کاهش خواهد داد و بطور موثر به دست افراد درست خواهد رسید .
بازاریابی مقرون به صرفه برای برنامه خیر
بسته به نوع برنامه وبودجه ، شما ممکن است مایل باشید تبلیغ و بازاریابی خود را با تلویزیون ، چاپ ، رادیو و روشهای امروزی دیجیتال وآن لاین انجام دهید .بدون توجه به هزینه های موجود ،شما بایستی بخاطر داشته باشید که درهمه جا تبلیغات بازاریابی شما در رادیو ، تلویزیون ،مواد چاپی و ارتباطات دیجیتال می بایست هماهنگ و مستمر و با ثبات باشد. یعنی آرم موسسه (لگو) ،پیام و حس مربوطه یکسان و هماهنگ باشد .
مواد بازاریابی و تبلیغات
چاپ – مواد چاپی مانند نامه ها ، کاتالوگ ها، پوستر ها ،خبرنامه ها ، بروشور ها وغیره میتوانند هزینه بازاریابی گرانی باشد، اما اگر چاپ کردن بخش سازنده ومکملی از سیاست بازاریابی شما میباشد سعی کنید به مراکز چاپ یا مسئولین افست ها مراجعه نمایید تا چاپ شما بصورت افست انجام گردد یا حد اقل هزینه های چاپ را تخفیف و کاهش دهند . بخاطر بیاورید که در عوض چیزی به شرکت و مسئولین چاپ پیشنهاد نمایید ،مانند اضافه کردن آرم شرکت آنها بر روی تمام مواد تبلیغاتی موسسه خیریه خود .
یک راه خوب دیگر برای کاهش هزینه های چاپ این است که یک برگ از بروشور ،جزوه ، پوستر و خبرنامه خود را برروی سایت خود بگذارید .بدینوسیله حامیان میتوانند مدارک را دانلود کرده وکپی هائی از آنرا چاپ و یا برای دوستان خود ایمیل نمایند یا خیلی ساده اطلاعات را روی خط بخوانند . بسیاری ار موسسات غیر انتفاعی این روش را برای کاهش هزینه های چاپی خود بسیار مفید دانسته اند بخصوص در عصر دیجیتال – بعلاوه مصرف کاغذ را کاهش میدهد که به محیط زیست کمک مینماید .
پست – هزینه های پستی نیز میتواند هزینه بازاریابی سنگینی باشد بنابر این یک راه ایده آل آن است که برای
پست خروجی فرم هائی تهیه گردد تا برای جلب حامی و کمکهای مالی جهت هزینه های پستی موثر باشد . معمولا هزینه پست برای پاسخ دهنده مجانی است و خیریه شما فقط هزینه برگشت فرمهای ارسالی را خواهد داد .در بعضی از کشورها با مذاکره با مدیران اداره پست وکمکهای دریافتی از دولت هزینه های پستی برای خیریه ها بشدت کاهش داده میشود .
طراحی -طراحی یکی از هزینه های سنگین و حساس بازاریابی و تبلیغات موسسه شما خواهد بود زیرا کمک مینماید تا پیام خود را برای مخاطبین هدف ارسال نمایید .موارد تجسمی و تصویری و نحوه رنگ آمیزی شما در بازاریابی به همان میزان خود متن تبلیغ دارای اهمیت است لذا یک راه کاهش هزینه های طراحی تخصصی تهیه لیستی از کمکهای داوطلبان می باشد ، میبایست لیستی تهیه نمود و دید که آیا در میان آنها طراح داوطلبی وجود دارد و مایل به همکاری و انجام کار طراحی هست یاخیر و یا دانش آموز طراحی را که در جستجوی کسب تجارب کاری است پیدا نمود . شایسته است در عوض برای همکاری و مشارکت آنها یک معرفی نامه ،کار تجربی ،بلیط مجانی برای شرکت در برنامه های خیریه و غیره فراهم نمایید .
تلویزیون و رادیو
بعضی از موسسات غیر انتفاعی برای جلب حامی و کمک مالی از تبلیغ در رادیو و تلویزیون استفاده مینمایند و بعضی ها هم ازاعلامیه های خدمات گروهی و محلی استفاده میکنند که معمولا برای خیریه ها مجانی میباشد و در رادیو و تلویزیون ها بخشی برای تبلیغ مجانی خیریه ها وجود دارد.
نکاتی برای حفظ اعلامیه های محلی وخدماتی منطقه
*با ایستگاههای رادیو و تلویزیون مربوطه خود تماس بگیرید و در خصوص داشتن سرویس اعلامیه های محله و منطقه سئوال نمایید.
*زود دست بکار شده و آغاز نمایید –رقابت شدید است چون موسسات خیریه دیگری نیز ممکن است نیازمند امواج رادیو و تلویزیونی برای تبلیغ برنامه هایشان باشند.
*واضح ، شفاف و مختصر باشید . از جمله درخصوص نکات اصلی (چه کسی ، چی ،کی ، کجا ، چرا ، چگونه )شفاف وکوتاه سخن بگویید .
*اگرشما یک نماینده سرشناس رادیو یا تلویزیون دارید که در اعلامیه و اطلاعیه شما ظاهر گردد اطمینان حاصل کنید که قراردادی را مبنی بر عدم حضور در سایر شبکه ها را نبسته باشند و از انجام آن منع نشده باشند .
تهیه لیستی از برنامه ها
درحالیکه ممکن است روزنامه ها ، مجله ها ،نشریات دیجیتال و مجازی و و ب سایت ها گزارش کاملی درباره برنامه خیر شما منتشر نکنند ولی ممکن است آنرا به لیست ماهیانه و هفتگی خود اضافه نمایند.
یک گزارش خبری برای رابطین خود در سازمانهای خبری ، رسانه ها ، شوراهای محلی ، انتشاراتیها و وب سایت ها ارسال کنید .ممکن است مجلات و نشریات دیجیتال و وب سایتها خبرنامه های هفتگی برای هزاران نفر ازمشترک شدگان خود منتشر و ارسال نمایند لذا این یک راه بسیار عالی برای رسیدن به جوامع هدف بدون هزینه است .
بطور زنده روی خط باشید
شما میتوانید از تعدادی از ابزارهای مجازی یا آنلاین مانند آگهی دادن با هر بار فشار دکمه یا کلیک کردن ، رسانه جمعی مانند فیس بوک یا فقط استفاده از وب سایت شخصی استفاده نمایید و به خیریه خود حضوری مجازی وآنلاین بدهید . نکته کلیدی این است که شما در برنامه کلی تبلیغاتی خود استراتژی بازاریابی مجازی و آنلاین داشته باشید .
با بازاریابی مجازی شما مهم تر و مهم تر میشوید – دراینجا ۸ تذکر و راهنمایی مفید برای موسسات خیریه وجود دارد که لازم است قبل از ورود به گوگل –فیس بوک –تویتر و یوتیوب بدانند ویاد بگیرند :
۱-وب تنها یک وسیله رسانه ای است: وب هرچند محبوبیت داشته و موثر است ولی روز شمارا حفظ و یا همه مشکلات بازاریابی شما را حل نمی نماید بلکه فقط یک وسیله و ابزار ارتباطی است که برای منتشر کردن پیام شما
بکار گرفته میشود،درست مثل تلویزیون،رادیو وچاپ . درضمن مانند هر رسانه دیگر در تبلیغات مجازی برای خیریه ها بایستی برای دسترسی به آن دقیق و موثر و استراتژیک عمل کرد .
۲-یک نفر را مسئول نمایید . شبیه بازاریابی از طریق تلویزیون ، رادیو و مواد چابی در بازاریابی مجازی یا آنلاین برای موفقیت نیز توجه و تلاش وکوشش همسان مورد نیاز است . بنابراین بایستی فردی را مسئول تبلیغات مجازی و آنلاین بکنید تا نظارت وکنترل و هدایت کلی کار را برعهده داشته باشد .
۳- یک طرح داشته باشید . هرگز بدون داشتن یک طرح حساب شده و قابل اندازه گیری موانع و مشکلات وارد تبلیغات مجازی و آنلاین نگردید . تبیلغات بازاریابی مجازی و آنلاین یک فکر بعدی یا کاری نیست که فقط برای خودش انجام شده باشد یعنی اقدامی نیست که فقط برای انجام کاری شده باشد .
۴- گروه های مرتبط را هدف قرار دهید . درحالیکه میلیونها کاربر آنلاین وجود دارد ،تبلیغات مجازی و دیجیتال خود را نشان تمام شدن کار ندانید .تبلیغات اینترنتی و دیجیتالی خود را متمرکز ، فشرده و مختصر بنمایید . سعی نکنید تا به همه دسترسی پیدا کنید ، برروی گروه های مرتبط جمعیتی متمرکز شوید و پیام درست را بفرستید .
۵- کم زیاد است . باجدیدترین و بزرگترین موارد و موضوعات مجازی ارتباط برقرار نکنید چون هرکس دیگری ممکن است همان کار را بکند . در عوض تعدادی از موارد مرتبط آنلاین را ا نتخاب نمایید تابه گوش مخاطبین هدف برسد و عنوان و مارک خیریه شما را تکمیل و تقویت نماید . همچنین سعی نمایید وقت کافی و خوب و منابع لازم را برای این موارد و برای گردهم آیی ها و جلسات بحث و تبادل نظر بگذارید .
۶-محتوای خوبی را ایجاد نمایید . وقتی شما گزارش یا مطلب و موضوعی در جاهای مهم و جایگاههای خوب دارید از آنها بطور اثر گزار استفاده نمایید متوجه شوید که چه کسانی از آن سایتها استفاده مینمایند و تولیدات خوبی ارائه میدهند و بر مخاطبین تاثیرگزارتر هستند . محتوای خوب مورد توجه قرار خواهد گرفت ،دیده میشود ،خوانده میشود ، و مشترکا در شبکه مجازی از طریق ایمیل و یا سایر شبکه های ارتباطی اجتماعی و ملی از ان استفاده میگردد اجازه دهید تا دیگران برای شما بازاریابی نمایند و هدف خیریه شمارا منتشر و آگاهی عمومی را در باره آن افزایش دهند .
۷- وب سایت خود را بهینه سازی نمایید. اگر وب سایتی داریداطمینان حاصل نمایید که از موتورهای جستجوگری مانند گوگل ، یاهو و… استفاده نمایید – این یعنی بهینه سازی موتور جستجوگر . برای مثال ، لغاتی را اضافه نمایید تا مردم از آنها برای جستجوی سازمان و موسسه شما از آن استفاده نمایند مانند( موسسه نیکوکاری) یا( کمک به کودکان) و محتویاتی مفید و آموزنده در سایت شما چاپ گردد ، از همه مهم تر اینکه از یک متخصص IT داوطلب برای کمک استفاده نمایید .
۸- نظارت و بازرسی نمایید و درگیر کار باشید . فقط چون شما یک شبکه اجتماعی برای موسسه خود راه اندازی و باز میکنید نشان اتمام کارشما نیست .زیرا اینترنت نیازمند گفتگو و تبادل نظر میان موسسات و سازمانها و همراهان و دوستان و خوانندگان و غیره میباشد. شما نیاز دارید تا بطور مستمر بررسی نموده و با حامیان خود ارتباط برقرار نمایید . با اینترنت جدید یا و ب شما دیگر با مخاطبین ساکت و خاموش بازاریابی نمی نمایید –آنها میخواهند نظر بدهند ، و در حد امکان واکنش نشان دهند. بنابر این با آنها سرگرم و درگیر کار شوید ، ارتباط برقرار نمایید تا یک وفاداری برای کمک به هدف خود بوجود آورید.
هفت اشتباه معمول بازاریابی مجازی و آنلاین
*درگیر تکنولوژی مجازی و آنلاین شدن بدون تجربه کافی ،تبادل نظر و برنامه ریزی وطراحی .
*ارزیابی نادرست از اهمیت وتاثیر گزاری بازاریابی مجازی و آنلاین
*اندازه نگرفتن موفقیت ها و شکست های تبلیغات مورد نظر
* ندانستن( چرای) پشت تبلیغات بازاریابی مجازی مورد هدف
*ناشناخته و بی نام ماندن در برابر حمایت کنندگان خیریه
*ارزیابی غلط ازتعداد افرادی که شاهد عمل شما هستند
*شکست خوردن در تحقیقات و درک مخاطبین مجازی هدف
پشت صحنه بازاریابی – اهمیت رسانه
چرا بایستی نظر رسانه هارا برای برنامه خیر خود جلب نمایید ؟
استفاده از رسانه ها یکی از موثرترین راه ها است که توجهات را بسوی برنامه خیر شما جذب و جلب مینماید . چه گزارش خبری مورد نظر محلی ،مرکزی ، ملی و حتی بین المللی باشد ، تحریک و خشمگین کردن منافع رسانه ها بشرح ذیل چندین سود و منفعت دارد .
• برای برنامه خیر شما تبلیغات مجانی انجام میگیرد . بجای صرف وقت وهزینه های سنگین بازاریابی برای خیریه خود رسانه ها میتوانند در تبلیغات کمک نمایند .میتوانند برنامه های خیر شما را در تلویزیون ملی برای میلیونها بیننده اعلام و منعکس نمایند که مسلما موثرتر از ارسال پست برای ۱۰۰ نفر در محله شما خواهد بود .
• بر شهرت و اعتبار خیریه مورد نظر خواهد افزود .حقیقتا صدها خیریه و سازمان غیر انتفاعی در کشور وجود دارد ولی همه آنها به اندازه کافی نمیدادنند چگونه معروف و شناخته شوند . جلب توجه رسانه ها نه تنها برنامه خیر شما را مورد توجه قرار میدهد بلکه تمامی مجموعه موسسه و خیریه شما و کارهای سختی که انجام میدهید را شاخص و نمایان خواهد نمود.
• آگاهی برای هدف را بیشتر خواهد نمود. چه آن هدف و برنامه خیر در خصوص پزشکی و سلامتی باشد چه ، بهداشت ،آموزشی ،محیط زیستی ، یا اجتماعی ، همه خیریه ها برای حمایت از برنامه ها و اهدافی مهم بوجود آمده اند .لذا جلب نظر رسانه ها یعنی مسائل اساسی و حقیقی در دستورکار جامعه قرار داده میشود و اگر خیریه شما نیاز مند حمایت رسانه ایست این مطلب بسیار مهم است .
• شهرت و اعتبارقانونی به خیریه خواهد داد . داشتن گزارش خبری در باره برنامه خیر شما و یا کاری که میکنید ، اعتماد ، شهرت و اعتبار قانونی خیریه شما را در منطقه افزایش خواهد داد .
• اهدا کنندگان خیر ، حامیان و حمایت کنندگان مالی شما را تحت تاثیر قرار خواهد داد. مردم معمولا دوست دارند و علاقمندند تا کمکهای مالی خود و حمایت خود را به خیریه هایی بدهند که توسط کانالها ، روزنامه ها ، مجلات و روزنامه های دلخواهشان معرفی شده باشند .
• بر نظر عامه مردم و سیاستگذاریها تاثیر خواهد گذاشت . خیریه شما نقش موثری را در کاهش بد نامیها و سوء تفاهمات واشتباهات احتمالی و ایجاد شده پیرامون مسائل خواهد داشت .از طریق رسانه ها خیریه شما میتواند در گفتگوهای عمومی جامعه جهت آموزش ، فرم دادن ، یا تغییرنظریات مردم و سیاستها وارد گردد .
• پوشش رسانه ای از برنامه های خیر شما را افزایش خواهد داد . بهترین نوع تبلیغ برای خیریه شما رسانه ها میباشد زیرا آگاهی بیشتری راایجاد مینماید که مجانی خواهد بود .رسانه جمعی شامل مجلات و روزنامه ها ،تلویزیون رادیو و خط مسیتقیم زنده خواهد بود ولی همه برنامه های خیریه مناسب برای هر نوع از رسانه ای نیست ، بنابر این شما بایستی با روزنامه نگاران و خبر نگاران و تولید کنندگانی که تماس میگیرید با سیاست برخورد و استراتژیکی عمل کنید.
دراینجا ۸ راه ساده معرفی میگردد که از متخصصان جمع آوری شده و احتمال پوشش خبری گرفتن توسط رسانه هارا برای برنامه خیر شما افزایش خواهد داد .
۱- اهدافی شفاف وروشن داشته باشید – آیا دوست دارید مردم جلو آمده و حمایت مالی نمایند یا میخواهید در باره خیریه خود تبلیغ نمایید و گفتگوی مردم را در باره آن بشنوید ؟ دانستن این زمانی کمک میکند که شما گزارش خبری خود را بنویسید .
۲- رسانه های مرتبط با فعالیت خیریه خود را پیدا نمایید. همه برنامه های رسانه ای و انتشارات به بازارهای مخصوص خود میرسند بنابر این سعی کنید امور کار را مرتبط و هماهنگ با فعالیت خود انتخاب و به پیش ببرید و با خبرنگاران و نشریات مرتبط ارتباط برقرار کنید.
۳- بانک اطلاعاتی از شماره های تماس با رسانه های مرتبط داشته باشید. یک لیست تازه و به روز از شماره های تماس با رسانه ها برای پیگیری امور داشته باشید برای برنامه های آتی خیریه خود ، با نشریات و خبر نگاران رابطه خوبی برقرار نمایید ،بخصوص اگر موقعیت آنها بر روی اهداف خیریه شما متمرکز است .
۴- مانند یک روزنامه نگار فکر کنید . سعی کنید حس خوبی پیدا کنید تا وقتی برای ناشر و خبرنگاری برنامه خیریه خود را معرفی و بیان میکنید داستانی خوب ارائه داده باشید. برای خیریه شما چه چیزی از نظر خبری با اهمیت است ؟ آیا برنامه سالگرد یا برنامه خاص دیگری وجود دارد ؟ آیا روزها یا هفته های مهمی در سال وجود دارد که شما بتوانید برای آن سرمایه گذاری نمایید ؟ همچنین منظور این است که برنامه خیر خود را به گونه ای برنامه ریزی نمایید که با سایر برنامه های مهم واساسی تداخل و برخوردی نداشته باشد .
۵- استادانه گزارش خبری مختصر و مفیدی برای رسانه تهیه نمایید . هر گزارش خبری رسانه ای شامل موارد ذیل می باشد :
* ۱لف-یک تیتر درشت که برنامه شمارا خلاصه مینماید ولی هنوز بقدری جالب است که توجه خبرنگاران را جلب و آنها را به سوی شما بکشد ، اگر خبرنگار و گزارشگری موضوع و تیتر شما را در ایمیلی نبیند و توجهی به آن نکند ، شما وقتتان را تلف کرده اید .بخاطر داشته باشید که آنها هر روز غرق در ایمیلها و اطلاعیه های رسمی فراوانی هستند .
* ب- اولین جمله واضح و جالبی که سبب میگردد یک خبر نگار و روزنامه نگار بیشتر تمایل به اخذ اطلاعات باشد خیلی شبیه به داستانهای خبری است که نوشته میگردد .بخاطر داشته باشید که گزارشات اصلی شما ارزش خبری داشته باشد و با آنچه که میگذرد و مسائل روز همخوانی داشته باشد. تهیه عکس و یا فرصتهای تلویزیونی همچنین بسیار مهم هستند .
* ج – یک گزارش خلاصه در باره سوابق موسسه خیریه مانند .چه کسی ، چه چیزی ، کی ، کجا ، چرا ، چگونه ، عمل میکنید در یک صفحه تهیه نمایید که حتی الامکان با اهداف خیریه و مخاطبان ویژه آن مرتبط باشد .
* چ – کلمات جالب از بزرگان و افراد کلیدی را در گزارش خود منظور نمایید . همچنین جدیدترین آمارها و تحقیقات در باره یک موضوعات مرتبط میتوانند دارای ارزش خبری باشند .
* ح – اعلام نام خودتان و یک شماره تلفن مستقیم .اطمینان حاصل نمایید که نام و موقعیت کاری و شماره تماس هرکسی را که مطلبی از طرف او ذکر کرده اید را اعلام نمایید ،زیرا خبرنگاران دوست دارند با آنها مصاحبه نمایند . این جزئیات میبایست در انتهای گزارش خبری و رسانه ای شما باشد .
تذکر : گزارش خبری خود را در متن ایمیل خود بگنجانید ، نه بعنوان یک مطلب ضمیمه . مگر آنکه آنها درخواست اطلاعات ویژه کرده باشند ، زیرا به احتمال زیاد خبر نگاران مطالب ضمیمه را بررسی نمی نمایند .
۶- زمان بندی همه چیز است . دانستن اینکه چه زمانی گزارش رسمی خود را ارسال نمایید میتواند در شانس حضور یا عدم حضور خیریه شما در رسانه ها موثر باشد .روزنامه ها مهلت روزانه دارند ، مجله های ماهیانه پایبند به مهلت های چاپ متفاوتی هستند، برنامه های تلویزیونی برنامه های ماهیانه دارند که از مدتها قبل زمان بندی شده و بقیه نیز به همین منوال . حتی اگر برنامه خیر شما مورد علاقه خبرنگاری باشد باز ممکن است فضا و جائی برای مطرح کردن آن در برنامه خاص رادیوئی یا چاپ در مجله مورد نظر نباشد تا زودتر منعکس شود .
۷- اصرار نکنید . شما لازم است به خاطر داشته باشید که رسانه غیر قابل پیشبینی هستند . مهم نیست که برنامه خیر شما چقدر مهم و عالی است ، بعضی از مواقع نوبت پخش آن نمی رسد چون گزارشات خبری دیگر اهمیت وارجحیت بیشتری دارد .اعلامیه رسمی خود و پیگیریهای آن را از طریق تلفن اعلام نمایید ، ولی اگر تمایلی نداشتند اصرار نکنید .
۸- نقل قولی و در گیومه ” ” صحبت کنید . روزنامه نگاران محدودیت زمانی دارند بنابر این وقتی به سئوالات آنها پاسخ میدهید مختصر و شفاف پاسخ دهید – بخصوص در زمان مصاحبه ها. آنها همیشه به نقل قولها و گفته های کوتاه مقامات در داستانهایشان نیازمندند ، بنابر این اطمینان حاصل نمایید که شما حتی الامکان واضح و روشن باشید .

بخش ۷ – طراحی لجستیکی :اطمینان حاصل نمایید که همه چیز را در نظر گرفته اید .
تدارک و لجستیک در واقع یعنی اطمینان حاصل کردن از اینکه در روز برنامه همه چیز آماده است وتدارک لازم دیده شده است .این یعنی از همه چیز اطمینان حاصل کردن ،دانستن کلیه اقدامات لازم ، چگونه سخنرانان وارد جایگاه شده و چگونه خارج میشوند ،اطمینان از تعداد صندلی های لازم ، ، تهیه غذا و سرویس ،بیمه تعهدات عمومی ، امکان پارکینگ وسائل نقلیه ، بررسی پیشبینیهای لازم برای بارانی شدن احتمالی هوا .
داشتن یک طرح تدارکاتی موفقیت آمیز از تجربه و آمادگی خوب بدست می آید,و نیازمند آینده نگری و دور اندیشی ، برنامه ریزی خوب و ارتباطات عالی است بنابر این هرکسی بایستی بداند در هرزمان خاص چکاره است .لجستیک خوب ومدیریت پروژه اطمینان حاصل مینماید که همه کارها در مهلت های مقرر انجام گردیده و از بودجه بدرستی استفاده شده است . مطمئن شوید که فردی با تجربه مدیریت برنامه اصلی و وظایف اجرائی را بازبینی مینماید و پیگیریهای لازم را انجام میدهد
وظایف اختصاصی همیشه بستگی به نوع برنامه مورد نظر دارد ، ولی درذیل لیستی از مسئولیتهای معمول تدارکاتی ارائه میگردد :
۱-تدارک بودجه . برای بیشتر رویدادها بسیاری از هزینه های ایجاد شده برپائی برنامه در تدارکات متمرکز خواهد شد .از اجاره وسائل نور وصدا ،محل برگزاری برنامه ،برپائی جایگاه، رزرو غذا و غیره ، شما می بینید که پول خرج کردن در این راه خیلی ساده است . اگر بودجه محدودی دارید با شرکتها و فروشندگان قرارداد ببندید و قبلا طراحی نمایید تا از خرج اضافی جلوگیری گردد .
۲-جمع آوری مدارک (مستند سازی) . چه نوع مجوز یا اسنادی را خیریه شما برای برپایی برنامه مورد نظر نیازمند است ؟ برای مثال اگر این برنامه یک جشن خارج از محل کار باشد ،شما قطعا می بایست با شورای محلی مشورت نمایید ومجوز بگیرید ،هماهنگیهای ترافیکی ، بستن راهها ،امنیت و امور مشابه .قبل از اینکه خیلی جلو بروید مدارک درست را دریافت و تهیه نمایید.
۳-امور قانونی . آیا موارد قانونی وجود دارد که شما انجام دهید یا خیر ؟ برای مثال ،اگر تصمیم دارید در برنامه خود موسیقی و یا فیلم پخش کنید ،آیا به مقوله کپی رایت برمیخورید ؟ بایک متخصص حقوقی برای راهنمایی مشورت کنید.
۴-محل برگزاری برنامه . کجا برنامه شما برپا میگردد و چه مقداری هزینه خواهد داشت ؟ آیا محل امکانات لازم وکافی را برای برپائی برنامه دارد؟ آیا مالکان محل بیمه دارند ؟ این یکی از اولین مطالبی است که شما میبایست به آن توجه نمایید .در غیر اینصورت شما بقیه تیم برنامه خیریه را با شکست روبرو خواهید کرد . برای مثال :تیم بازاریابی شما بدون هماهنگ شدن محل برنامه قادر به آگهی دادن نخواهد بود.
۵- آذوقه . دپارتمان یا واحد تدارکات و لجستیک مسئول تهیه تمام نیازمندیهای برنامه میباشد .این شامل تهیه غذا (برای همه میهمانان و کارکنان) ،اجاره وسائل (مبلمان ، گلها ،رومیزی ها) ،ابزار ارتباطات ، حتی تگ نامه افراد. باکمی توجه به جزئیات راه طولانی را جلو رفته وتوجه ویژه ای رانسبت به برنامه خیر شما بوجود می آورد و آنرا از سایر برنامه ها متمایز مینماید .
۶- ارتباطات . شما چگونه با کارکنان برنامه ، پیمانکاران ، وداوطلبان در روز موعود ارتباط برقرار مینمایید ؟(توسط رادیو یا واکی تاکی ) ۰آیا شما از یک سیستم بلندگو برای خطاب قراردادن جمعیت استفاده مینمایید ؟ چه مقدار هزینه اجاره وسائل است؟ شما ممکن است حتی استفاده از یک عکاس متخصص برای مستند کردن برنامه را بررسی نمایید ، بخصوص اگر نگاه به استفاده از این تصاویر را در آینده برای بازاریابی داشته باشید .
۷-انجام سفارشات .در روز برنامه چگونه امور پیش خواهد رقت؟ این شامل هر لحظه از اجرا و ختم برنامه میباشد .اگر شما ارسالی و دریافتی هائی مستقیم از برنامه داشته باشید ، درخصوص اجرای درست و منظم آنها بطور مرتبط ومنظم اقدام نمایید تا انباشته نگردد .حساب برای پیمانکاران ،داوطلبان ، نظافتچی ها و هر نیروئی که در آن روز وارد یا خارج شده است .
۸-بیمه . این ممکن است شامل کتابخانه عمومی ،دارائی و اموال ،حقوق و دستمزد و غرامت کارکنان (بخصوص وقتی پیمانکار استخدام میکنید ) باشد .
مطمئن شوید که اماکن و صاحبان اموال،داوطلبان و سایرین بیمه شوند . اگر مطمئن نیستید از راهنمائی متخصصین بیمه برای بیمه های مختلف مورد نیاز استفاده نمایید .
تذکرات مفید : حداقل برای هرچیزی ۳ استعلام قیمت بگیرید . لذا شما میتوانید انتخابهای خود را بهتر بشناسید حتی اگر جایی یا کسی آنرا برای شما مجانی انجام دهد یا طبق قراردادی ،شما میخواهید بهترین نتیجه و یا دست آورد را برای برنامه خیر خود داشته باشید و یا بدست آورید .
مدیریت خطرات احتمالی در برنامه خیر شما .
در هر برنامه ای به حداقل رسانیدن ریسک فیزیکی و عمومی اساسی میباشد – شما نمی خواهید هیچکس اذیت گردد ،ولی بخصوص شما نمیخواهید که هدفتان لطمه و خسارتی ببیند .یک رویداد با برنامه ریزی ضعیف میتواند نهایتان تبلیغات منفی ایجاد نماید که هرگز بسود خیریه شما نخواهد بود .یکی از نشانه های برنامه ریزی برای یک رویداد خیریه کارآمدی آن است که خطرات احتمالی را پیش بینی نماید .
جهت کمک و آماده سازی شما برای روز مورد نظر ، با توجه به موارد ذیل یک طرح مدیریت ریسک ابداع نمایید:
*علامتگذاری – آیا در محل برگزاری برنامه برای هدایت جمعیت تابلو های راهنما به اندازه کافی وجود دارد ؟ مانند تابلو توالت ، پارکینگ ماشین ،ایستگاه کمکهای اولیه، مسیر ورود وخروج و……
* بهداشت ودرمان – چگونه به سختی و پیچیدگی کار کارکنان بخش بهداشت و درمان کمک خواهید نمود ؟ کارکنان بیمه هستند ؟و درست تعلیم و آموزش دیده اند و مجوز لازم را برای بکار گیری وسائل وماشین آلات را گرفته اند ؟
*وضع هوا – درصورت واژگونی وضع هوا طرحی اضطراری دارید ؟این بیشتر زمانی بکار می آید که برنامه خیریه در فضای باز برگزار گردد ولی در آن حالت هم وقتی میهمانان باشخصیت وویژه ای دارید بهتر است در باران نه ایستند .
*وسائل – چکار خواهید کرد اگر وسائل به موقع نرسد یا شکسته باشد ویا با مشکل تکنیکی روبرو شوید ؟آیا متخصص تعلیم دیده دارید تابه امور الکتریکی ، سیستم صوتی ،ژنراتور های برقی پشتیبان ،وسائل پخت غذا وغیره رسیدگی نماید ؟
*امور مالی – چگونه امور مالی مانند دزدی ،ولخرجی ،زیان کامل و…….را انجام خواهید داد ؟ چگونه شما درکمال امنیت پول ذخیره می نمایید ؟ آیا در آن محل جائی امن برای جمع آوری اعانات در آن روز دارید ؟اگر فروش بلیط کم باشد وشما ناچار از لغو برنامه باشید چه خواهید کرد ؟ آیا طرح اضطراری دارید ؟
*حمل ونقل – شرکت کنندگان چگونه به محل برنامه خیر خواهند رسید ؟ آیا بسته بودن راه ، راه بندان ،راه انحرافی ویا به اندازه کافی وسیله نقلیه عمومی برای همه شرکت کنندگان وجود دارد ؟ توصیه میگردد با شورای محلی برای فراهم آوردن امکان حمل ونقل کافی و لازم ،مجوز های لازم ، کنترل ترافیک و پارکینگ صحبت کنید- بخصوص اگر یک برنامه خیر در فضای باز باشد . اگر شما پیشبینی شرکت گروه زیادی از شرکت کننده یا تماشاگر را دارید ممکن است نیاز باشد پس لازم است تا با خدمات اورژانس مانند آتش نشانی ،پلیس و خدمات آمبولانس تماس بگیرید .
*مدیریت شلوغی – اطاقهای شلوغ ، گرمای زیاد و بیش از حد ، له شدن در میان جمعیت ،آتش و نبود خروجی ها ،اینها همه خطرات احتمالی است که ممکن است در صورت عدم اقدامات احتیاطی قوانین بهداشتی و حفاظتی را نقض نماید- و سبب جراحت ،اذیت ، و حتی مرگ گردد . آیا تابلو های خروجی قابل توجه و واضح است ؟ در صورت اضطراری بودن چگونه با شرکت کنندگان ارتباط برقرار میکنید ؟
*فضاهای جانبی – این شامل سازه هایی مانند داربست ،سکو وتریبون ، حفاظ و مرزبندی ، بوفه ،چادر و….. میباشد ،امکاناتی مانند صندلی ها ،محل ملاقات و مذاکره ،توالت ، محل اموال گم شده ، وسائل کمک های اولیه ، سطل زباله وکپسول آتش نشانی –مسیر های عبور ، ، ،پارکینگ ، خروجی ها و امکانات لازم برای معلولین . آیا سایت و محلی مناسب و راحت برای عبور و مرور در زمان اضطرار وجود دارد ؟ اگر شما انتظار حضور رسانه های خبری را دارید نیازمند امکانات اضافی دیگری نیز هستید ، مانند یک سکوی دید تا دوربین ها بتوانند جایگاه را ضبط نمایند .
* کارکنان محل برنامه وسایت وداوطلبان – آیا در زمان اضطراری با همه کارکنان برنامه و داوطلبان به راحتی میتوان ارتباط برقرار کرد ؟ و به اندازه کافی برای امور اورژانسی مانند کمکهای اولیه ، آتش سوزی ، کنترل ازدحام و شلوغی جمعیت و غیره تعلیم دیده اند ؟
* محل گم وپیدا شده ها – با اموال گم شده و دزدی چه میکنید ؟ درصورت گم شدن بچه ،داوطلبان خیریه و کارکنان آن میبایست سابقه و تجربه کار با این امور را داشته باشند .
*امنیت – مامورین حفاظتی اجباری نیست ولی اگر شما قرار است جمعیت زیادی را جلب کرده و اعانات جمع آوری کنید توصیه میگردد مامورین امنیتی برنامه شما را کنترل و نظارت نمایند .مطمئن شوید که آنها بطور رسمی و قانونی مجاز هستند ودر آن روز به آسانی قابل دسترسی هستند .
* گزارشات حادثه – اگر شما در هرحال در یک برنامه نیازمند کمک های اولیه بودید ، دقت کرده اید که کارکنان کمکهای اولیه یک روش سیستماتیک برای ضبط و ثبت تعداد مجروحین تصادفات دارند .و همزمان موسسه خیریه شما لازم دارد تا راهی برای ضبط و ثبت حوادث داشته باشد. لذا بطور خلاصه بایستی چگونه گزارش حوادث دادن را برای کارکنان و داوطلبان تشریح نمود . به کجا بروند و چگونه تعقبپیب و پیگیری نمایند .
*طرح برخورد با موارد اورژانسی – اگر حالت اورژانسی و اضطراری پیش بیاید شما چه میکنید ؟ جدا توصیه میگردد تیم تدارکاتی یک طرح و برنامه برخورد با مواقع اضطراری شامل تصمیم گیری در زمان اورژانسی –برقراری ارتباط با برگزار کنندگان برنامه خیر ، کارکنان ، داوطلبان تهیه نمایند . مراحل تخلیه فوری محل را طراحی نمایند .کمکهای اولیه فراهم نمایند ، ازدحام جمعیت را مدیریت نمایند وحتی با رسانه ها همکاری و ارتباط داشته باشند .
*شـکایات – برگزارکنندگان برنامه خیر چگونه با سر و صدا ، ترافیک ، یا شـکایات عمومی برخورد مینمایند ؟ بطور ایده آلی میبایست در حد توان مشاوران حقوقی برای جلو گیری از این امور و برخوردهای نا مناسب داشته باشید . شکایات را ماهرانه و به نرمی پیگیری نمایید و تبلیغات منفی را خنثی نمایید .

بخش ۸ – مدیریت داوطلبان برای برنامه خیر شما
داوطلبان منابع عالی برای برنامه خیر هستند زیرا به شما عشق و علاقه و نیروی انسانی لازم رابرای موفقیت میدهند .داوطلبان از همه اقشار هستند ، از دانش آموزان جوان مدرسه تا افراد مسن بازنشسته و متخصصین مشغول و گرفتار کار .نوع داوطلبان برنامه شما بستگی به نوع موسسه شما و همچنین نوع برنامه ای دارد که درحال برنامه ریزی هستید .
استخدام داوطلبان
داوطلبان عالی هستند، اما همانطوری که همه موسسات به شما خواهند گفت ،مهم این است که شما بتوانید داوطلب درست را برای کاری که میخواهید پیدا نمایید وبطور موثر آنها را مدیریت نمایید . داوطلبا کاملا آزاد نیستند-آنها عموما تلاش میکنند تا از تجربیات چیزی بدست آورند ،حتی اگر فقط طبیعتا نیکوکار باشد .کسیکه داوطلب میگردد تا نیکوکار باشد در جستجوی کمک کردن است به نوعی که احساس کند مهم و قابل ملاحظه است ، بنابر این ممکن است داوطلبی نباشند که شما برای کار مورد نظر انتخاب کرده اید و مثلا کارشان چسباندن تمبر روی پاکت باشد .
چند ایده در باره اینکه چگونه روی داوطلب درست تاثیر بگذاریم :
۱-برای نقش داوطلب خاص آگهی بدهید – اگر شما یک نقش کاری در نظر دارید برای نقش داوطلب و شرح دقیق و روشن کار و وظایف و مسئولیتهای او یک آگهی بدهید .هر چه در باره کار مورد نظر مشخص تر و واضح تر باشید شانس بیشتری برای پیداکردن داوطلبی که شایسته و مایل به اجرای نقش باشد را خواهید داشت .
۲-برای داوطلب های مختلف شبکه های ارتباطی مختلفی را پیدا نمایید – کاری را که میخواهید انجام شود درنظر بگیرید سپس از شیکه خاص خودش داوطلب مربوطه را استخدام نمایید . برای مثال ممکن است شما بخواهید با یک مدرسه کار کنید و بچه ها درگیر برنامه شما باشند . یک گروه از بازنشستگان منبع بزرگی برای استخدام داوطلبان میباشد .همچنین سعی کنید شبکه های خاص صنعتی را در نظر بگیرید .برای مثال،به کمیته هائی از نویسندگان برای کمک به برنامه های خود نزدیک شده و ارتباط برقرار نمایید .
۳-روابط پایدار ایجاد نمایید – برای مدیریت اهداف و مقاصد بعضی مواقع وقتی به داوطلبان میرسید این خیلی آسانتر است که انسان یک خط ثابت در شن و ماسه بکشد ( مثلا آنها در زمانهای خاصی میتوانند حضور داشته باشند ) ، در هر حال اگر شما در تلاش استخدام داوطلبان برای دراز مدت هستید گسترش روابط بیشتر شخصی با داوطلبان به حفظ و نگهداری آنها برای برنامه های آینده کمک مینماید .داوطلبان برگشتی معمولا مسئولیت بیشتری مانند کمک به آموزش را می پذیرند .
مدیریت داوطلبان – مدیریت خوب داوطلبان یعنی اضافه کردن و تربیت نمودن داوطلبان تا بتوانند وظایف کاری خود را انجام دهند .برای برنامه های خیر خود شما به دوگروه از داوطلبان بایستی نگاه کنید ، داوطلبانی که برای آماده شدن قبل از برنامه کمک میکنند و دیگر داوطلبانی که در روز برنامه همکاری مینمایند همه این داوطلبان میبایست برای کارهائی که قرار است انجام شود آموزش داده شوند .
راهنماهای آموزش / تشکیل جلسات – اگر میخواهید تعدادی داوطلب را آموزش دهید تهیه یک راهنمای آموزش و داشتن یک نقشه عملیاتی کمک مینماید .این عمل به داوطلب شما امکان بررسی و نگاه کلی به برنامه را خواهد داد ، ( مثلا :چگونه اداره میشود ، و هر اطلاعات مهم دیگری مانند امنیت و حفاظت و یا مراحل تخلیه محل ) را خواهد داد که ممکن است آنها نیاز داشته باشند .
تشکیل تیم های کاری و تعیین وظایف – تعیین داوطلبان درتیمهایی که وظایف خاصی را برعهده دارند .برای مثال ، اگر شما برنامه ای را در فضای باز میزبانی میکنید میتوانید تیمی را برای جمع آوری زباله و یا توزیع اطلاعات داشته باشید . تیمها را نوبتی و شیفتی کردن بخصوص زمانی که برنامه تمام روز دارید به مدیریت داوطلبان کمک مینماید تا منظم تر باشد وکارکنان را تازه نفس تر خواهد نمود .
زمان تعیین وظایف کاری توانمندی و خصوصیات فردی داوطلبان رادر نظر بگیرید .بخاطر داشته باشید که داوطلبان شما چهره و نماد برنامه خیر شما هستند که میخواهید شرکت کنندگان در کارشان مبهوت گردند – همچنین ایده خوبی است که زیر پیراهن هایی (تی شرت) و یا لباس فرمی درست شود تا در هنگام نیاز و درخواست شرکت کنندگان داوطلبان مشخص و نمایان و به راحتی قابل شناسائی باشند .
ارزیابی – اگر شما دائم داوطلبانی دارید که نقش خاصی را اجرا مینمایند اطمینان حاصل نمایید که کار آنها ارزیابی شده و فرصتهای مرور و باز بینی به آنها داده شود تا بتوانند مهارت هایشان را توسعه داده وبهبود ببخشند .بسیاری از افراد مسئولیتهای داوطلبانه را می پذیرند تا شغل و حرفه و یا منافع شخصی خود را توسعه بدهند لذا برخورد و پاسخ سازنده و مثبت همیشه مورد تقدیر و سپاس قرار خواهد گرفت . همچنین مطمئن شوید که همه مدارک و فرمهای رسمی را تکمیل نمایید و اگر درخواست ارائه پیشنهادی شده است پیشنهادات خود را اعلام نمایید .
برطرف کردن برخورد ها – درخصوص کارکنان حقوق بگیر شرایط برخورد و درگیری زمانی ایجاد میگردد که شما ناچارشوید برای رفع درگیری وارد عمل شوید .در این شرایط حساس باشید زیرا برخورد ها معمولا میان داوطلبان و کارکنان حقوق بگیر بوجود می آید ، از ایستادگی در برابر آن نترسید .قبل از اینکه تصمیم به اخراج یک داوطلب بگیرید احتمالات دیگر مانند ارزیابی و تعلیم مجدد داوطلبان را کشف نمایید .
مسائل حقوقی – درخصوص امنیت کارکنان حقوق بگیر و مدیریت داوطلبان وامنیت عمومی جامعه قوانین و مقررات مهمی وجود دارد که میبایست رعایت گردد- اطمینان حاصل کنید که داوطلبان با بیمه شما پوشش داده میشوند و شما تمامی مقررات قانونی کشور مربوطه در باره برنامه خود را رعایت کرده اید .گرفتن یک سابقه خوب کاری نیز ایده خوبی میباشد بخصوص زمانی که برنامه خیریه شما شامل بچه های جوان باشد .داشتن یک طرح برای مواقع اظطراری که ممکن است داوطلبان را درگیر نماید را مد نظر داشته باشید درضمن خود را با ابزار مدیریت خوب داوطلبان آشنا کنید .
تذکرات سودمند : اگر شما داوطلبانی دارید که تمام روز کار میکنند محترمانه است نهاری برایشان تهیه گردد .بطری آب نیز فراهم نمایید بخصوص زمانی که شما برنامه ای در فضای باز را میزبانی میکنید .
هفت گناه مرگبار در مدیریت داوطلبان :
عدم تعیین وظایف : داوطلبان و کارکنان نیازمند هستند تا وظیفه کاریشان بطور روشن و واضح مشخص باشد .عدم تعیین دستور العمل کاری شفاف و روشن ومهلت انجام سبب اتلاف وقت میگردد .
عدم تعلیم و آموزش : این وظیفه مدیریت داوطلبان است که آموزشهای لازم را ایجاد نماید تا داوطلبان بتوانند وظایف محوله را بخوبی انجام دهند . حتی اگر مدیر خود به کار آشنا نباشد ، او بایستی فردی متخصص و شایسته را برای تعلیم دادن و آموزش کارکنان و آشنائی بیشتر خود پیدا نماید .
مشغله زیاد : یک مدیری که مشغله زیادی دارد و هرگز حضور ندارد نمی تواند کار داوطلب را بررسی نماید .داوطلبان ممکن است قبل از آغاز کار سوالاتی داشته و یا نیاز باشد تا مسائلی برای آنها روشـن شود ، لذا اطمینان حاصل کنید که در دسترس باشید ( حتی اگر ممکن است با تلفن) .
مستبد بودن : یک مدیر خوب یک رهبر و پیش قراول است نه یک مستبد . این مهم است که با کارکنان حقوق بگیر و داوطلب با احترام برخورد شود و اطمینان حاصل کرد که آنها حس کنند راهنمائیهای مورد نیاز را خواهند گرفت .
عدم پاسخ و واکنش : بعضی از مدیران از انتقاد کردن از داوطلبانی که کار خود را بدون دریافت حق الزحمه انجام میدهند وحشت دارند و گریزانند. این مهم است که مدیر پاسخ به سوالات و ارزشیابی های سازنده ارائه نماید زیرا بسیاری از داوطلبان خواهان توسعه تجربیات و توانمندیهای خود و کسب تجربیات تخصصی هستند .
نبود ورودی : مدیرانی که تلاش میکنند همه کارهارا خودشان انجام بدهند فشار کاری و اضطرابشان زیاد میگردد ،در حالیکه داوطلبان همکارشان احساس خستگی میکنند .یک مدیرخوب به کارکنان و داوطلبان فرصت میدهد تا وظیفه و تکلیف داشته باشند که فکر کنند و راه کار ارائه نمایند که چگونه امورکاری را موثر تر انجام دهند .
شکست در شناخت توانمندیهای افراد : وقتی تعداد زیادی داوطلب را مدیریت میکنید خیلی راحت ممکن است کارکنانتان را بصورت گروهی ناشناس و بی هویت ببینید .داوطلبان منابعی عالی و عجیب هستند و توانمندیهای افراد بایستی افزایش داده شود .حتی اگرخودتان هر یک از داوطلبان را مدیریت نکنید . از کارکنان خود بخواهید تا در خصوص اجرای امور و توانمندی ها اظهار نظر کرده و واکنش نشان بدهند .

بخش ۹- اطمینان حاصل کردن از برگزاری مناسب رویداد
خوب ، شما لیست میهمانان خود را نهائی کرده و همه چیز را با محل برگزاری هماهنگ و منظم کرده اید ،تابلوهای راهنمایتان عالی بنظر میرسد ، و مهم تر از همه رسانه ها توجه زیادی کرده اند و هیاهوی زیادی وجود دارد و منتظر بازتاب و خروجی بسیارخوبی هستید ، و آن کار سخت و برنامه ریزیها نهایتا در حال جواب دادن است .
درست قبل از شروع برنامه مقداری وقت بگذارید و یکبار دیگر همه چیز را برای اجرا دوباره مرور نمایید تا هرکسی با برنامه های مورد نظر و محل مراسم و اینکه چگونه در روز برنامه امور مربوطه پیش خواهد رفت آشنا گردد.
آغاز کار: در بسیاری از برنامه ها تا روز مراسم شما دسترسی به محل ندارید ، بنابر این زمان روبرو شدن برای اجرا و تنظیم کار شما بایستی سریع و دقیق باشید . همه چیز را جهت محلی که میبایست ارسال شود بسته بندی نمایید . برای مثال ،اگر شما یک میز ثبت نام دارید اطمینان حاصل کنید که همه چیز مانند گیره ، قلم ، فرمهای لازم ، لیست اسامی افراد میزی که میبایست گرد هم باشند. اگر شما در مناطق مختلف نیروی کارمنظم دارید مناسب است که آنها را مسئول برنامه ریزی و بسته بندی وسائل خودشان بنمایید و مطمئن شوید که وسیله ایاب و ذهاب به محل برنامه برای آنها آماده باشد .
چک لیست پیش برنامه ریزی :
تابلو های راهنما : آیا همه علائم و تابلو ها راهنمای لازم را دارم ؟شما میخواهید تا تابلوها و علائمتان حتی الاامکان تخصصی بوده و تاثیر خوبی بگذارد بنابر این مطمئن شوید که علائم از فاصله دور قابل رویت است و اگر راهنماهائی وجود دارد از درست بودن آنها اطمینان حاصل کنید
موضوعات مالی : آیا در آن روز پول یا اعانات جمع میکنید ؟اگر چنین است مطمئن شوید که صندوق پول امن و قابل قفل کردن داشته باشید تا بتوانید کمکهای پولی را جمع آوری کنید و اطمینان حاصل کنید که فرد مسئول اینکار مسئول باقی بماند .یک دفتر رسید کوچک داشته باشید تا درصورت درخواست بتوانید ارائه نمایید .
یونیفرم: ایا داوطلبان و کارکنان شما یونیفرم یا تی شرت می پوشند ؟برای اجتناب از مشکلات سایز و اندازه یونیفرمها در روز برنامه آنها را قبلا تقدیم نمایید .تعدادی اضافه به همراه داشته باشید چون ممکن است کسی فراموش کرده باشد .
آماده کردن ملزومات : آیا هرچه مورد نیاز است برای برنامه ریزی دارید ؟ چیز هائی مانند قیچی ،نوار و جعبه برها و……. را بخاطر بیاورید و تعدادی نیز اضافه به همراه داشته باشید .
مواد تبلیغاتی : اطمینان حاصل کنید که همه مواد تبلیغاتی برای معرفی آماده است .آیا همه پاورپوینتها ، اسلایدها پرشده و آماده است ؟آیا ویدیوئی آماده کار هست ؟ اطمینان حاصل کنید که تمام سیمهای رابط ، ادابتورهای لازم برای وسائل صوتی تصویری را دارید زیرا همه محل های برنامه و وسائل اجاره ای جور و هماهنگ نیست .
لیست برنامه اجرائی :در روز مورد نظر یک لیست برنامه روشن و واضح اجرائی که نمایشگر مراحل اجرای کار است را آماده داشته باشید ،جزئیات ارتباطات کلیدی و اصلی و محدوده مسئولیتها را بر روی آن مشخص نمایید ومطمئن شوید در آن روز به اندازه کافی کپی آن را برای همه کارکنان خود دارید تا آنها دقیقا در جریان مراحل برنامه باشند. درضمن تعدادی اضافه برای ارائه به رسانه ها و کارکنان سالن برنامه داشته باشید .
زمان دقیق اجرای برنامه میتواند برنامه آشفته و درهم باشد زیرا لازم است تا همه چیز بطور هماهنگ و همزمان و یک جا آغاز شود. لذا مطمئن شوید که مدیر تدارکات شما مراحل کار را بازبینی نموده و طبق نیاز میتواند مردم را هدایت نماید . نیروی انسانی به اندازه ای که میتوانید آماده نمایید و تعدادی نفرات اضافی برای اقدامات کوچک مورد نیاز و متفرقه داشته باشید .
زمان نمایش است
برنامه شما زمانی آغاز میگردد که شرکت کنندگان و میهمانان شروع به آمدن بکنند ، حتی اگر زودتر بیایند لذا سعی کنید نیم ساعت تا یک ربع قبل از زمان اعلام شده رسمی همه چیز را مجددا مرتب و آماده نموده و کسانی را که زودتر وارد میگردند مستقر نمایند .
ارتباطات : اطمینان حاصل کنید که کارکنانتان میتوانند بطور موثری ارتباط برقرار نمایند .اجاره وسیله ارتباطی واکی تاکی ممکن است ایده خوبی باشد بخصوص اگر کارکنانتان در محل برنامه پراکنده شده باشند. یک محل مشخص برای ارتباط داشته باشید و اسامی افراد را بر روی لیست برنامه اجرائی بنویسید .
میهمانان ویژه ،VIPs ورسانه ها : وقتی برنامه شما آغاز میگردد شما میخواهید مطمئن شوید که فردی مشخص از میهمان ویژه شما ، رسانه ها و VIP شما پذیرائی نماید لذا فردی مسئول را انتخاب نمایید تا نقطه روشن ارتباطات باشد .رسانه ها درجستجوی هدایت به سمت افراد VIPs و میهمانان مهم برای تماس و مصاحبه و عکس گرفتن هستند اطمینان حاصل کنید که محل خصوصی وجود داشته باشد تا میهمانان ویژه بتوانند در آنجا دور از برنامه اصلی استراحت نمایند .همچنین شما اگر از خدمات یک عکاس تخصصی و… استفاده میکنید بایستی به آنها نیز رسیدگی نمایید .
اگر میهمانان و سخنرانانی داوطلبانه وقت میگذارند این میتواند ایده خوبی باشد که در پایان برنامه به آنها هدایائی داده شود و از شرکت آنها تشکر گردد .
معرفی و سخنرانی : بدون درنظر گرفتن نوع برنامه شما میبایست در جائی از برنامه یک بخش گفتگو برای خوش آمدگوئی به میهمانان داشته باشید و بنیاد خود را معرفی و هدفتان را اعلام و تبلیغ نمایید .اگر بیش از یک سخنران دارید مجری برنامه داشتن برای معرفی سخنرانان و اداره برنامه ایده بسیار خوبی میباشد .
انتظار غیر منتظر ها را داشتن : مهم نیست که شما چقدر در برنامه ریزیتان دقیق باشید ،اتفاقی میخواهد بیفتد .آماده باشید تا سریع عمل کرده و سریع تصمیم بگیرید .تا میتوانید از میان همه موانع بگذرید .خونسرد و مثبت اندیش باشید .
پایان کار: زمانی که برنامه شما تمام میشود کار جمع کردن و بسته بندی وسائل آغاز میگردد .اگر میتوانید از کارکنان بخواهید تا وسائل بخشهای مربوطه خود را زود تر جمع و بسته بندی نمایند تا شما بتوانید بمحض اتمام برنامه خارج شوید . خیلی مشخص و روشن تعیین کنید که وسائل به کجا بایستی فرستاده شود. مطمئن شوید که پیمانکاران و فروشندگان در محل حاضرند تا وسائل خود را جمع آوری نمایند ویا اطمینان حاصل کنید آنها (شرکت کنندگان در برنامه ) از طریقی که برای آنها تدارک دیده اید میتوانند وسائل خود را بعدا جمع آوری و تحویل بگیرند .
این کمک مینماید که یک لیست از وسائل قبل و بعد از برنامه داشته باشید ( مانند کامپیوتر ها ،وسائل و…..) تا از جابجائی وسائل در این مدت جلوگیری شود .
پنج نکته مهم برای برپائی یک برنامه خوب :
آمادگی – هرچه بیشتر آماده باشید همه چیز بهتر پیش خواهد رفت .
پیش بینی –ریسکهای احتمالی را مدیریت کرده و مشکلات را قبل از آشکار شدن پیش بینی نمایید . اگر شما یک طرح احتیاطی خوب داشته باشید قادر خواهید بود تا در مواقع اضطراری فوری و سریعتر عمل نمایید و خسارات احتمالی را به حد اقل برسانید .
شور و شوق – در باره هدف خود شور و شوق و حرارت داشته باشید .این الگوی خوبی برای کارکنان خواهد بود و شرکت کنندگان و عموم مردم جامعه بخوبی آنرا لمس میکنند.
استقامت – هراتفاقی که میخواهد بیفتد شما طبق برنامه بکار خود ادامه دهید . حتی اگر یک مورد خاص از برنامه اشتباه بشود .اگر با جدیت و استقامت با مشکلات مبارزه نمایید شما میتوانید سایر امور را به پیش ببرید و موفق شوید .
مثبت اندیشی – سعی کنید مثبت اندیش باشید و نترسید- در طول برنامه اگر سر خود را بالا نگهدارید و با اعتماد به نفس عمل کنید مورد احترام میهمانان و حضار قرار خواهید گرفت .
آیا درنظر گرفته اید که:
برنامه خود را تمیز وسبز برگزارنمایید ؟ امروزه با توجه به اینکه تغییرات آب و هوا به یک مسئله مهم بین المللی تبدیل شده توجه به محیط زیست و رعایت حفظ و سالم نگداشتن آن مدنظر همه قرار گرفته است –بسیاری از برنامه های مهم و معتبر تلاش میکنند تا کربن منتشر شده توسط برنامه خود را بطریقی جبران کرده و کاهش دهند –محاسبه کربن تولید شده در برنامه خودرا مورد بررسی قرار دهید و سعی کنید توسط یک ارزیاب و کارشناس متخصص آنرا کاهش داده وجبران نمایید – در این خصوص هرچه میتوانید انجام دهید زیرا با کاهش انرژی مصرفی در برنامه خود و به حداقل رسانیدن ضایعات وجلو گیری از اسراف پیام خوبی برای مردم منطقه و جامعه خواهید فرستاد و بر اعتبار و شهرت برنامه های خود افزوده اید .
بخش ۱۰ – پیگیریهای بعد از مراسم
تبریکات فراوان برای برنامه بزرگ نیکوکاری شما ، شما پول زیادی جمع کردید و برنامه شما در مجموع چشمگیر بود – حالا زمان آن است که کنار بنشینید و استراحت کنید و برای کار خوبی که انجام داده اید به خود تبریک بگویید .
غلط !! ولی این بیکار نشستن غلط است زیرا :
بعد از هر برنامه و مناسبتی ، پیگیری امور با همه شرکت کنندگان ، کارکنان ، داوطلبان ، و اهداکنندگان کاملا جدی و مهم است و این کار هرچه زودتر انجام شود بهتر است زیرا برنامه اجرا شده در اذهان همه تازه است .
اینجا در پیگیری امور پاره ای از مسائل قابل توجه است – علاوه بر تشکر از هرکسی برای حضور و شرکت در برنامه شما میخواهید واکنشها و پاسخهاو ایده های خوب را برای برنامه نیکوکاری آینده خود جمع آوری کنید .
درخواست گزارش : کدام موارد اجرا شد – کدام موارد اجرا نگشت – ما چگونه میتوانیم در آینده بهتر عمل نماییم
اولین چیزی که لازم است انجام دهید داشتن یک جلسه گزارش با کارکنانتان میباشد . این زمان بسیار خوبی است برای مروری بر تمامی مراحل کار انجام شده از طراحی تا اجرا ، برای روشن شدن همه چیز .
برای جلسه گزارش خود با یک متن مثبت شروع نمایید و یک گزارش خلاصه از برنامه ها را ارائه دهید مانند گزارش جمع آوری پول ، تعداد شرکت کنندگان و غیره – حتی اگر برنامه شما مشکلاتی را تجربه کرده باشد ولی بایستی افتخار کنید که موسسه شما توانسته از آن مشکلات خارج شود . بعد از این بازبینی کلی از اعضاء هریک از کمیته ها بخواهید تا در راستای پیگیری امور از چگونگی انجام مسئولیتهای خود یک ارزیابی شامل موارد ذیل را ارائه نمایند .
اهداف و واقعیات : اهداف و واقعیات محدوده وظایف شما چه بوده است ؟ آیا احساس میکنید به آنها دست یافته اید ؟ پیشنهادات شما برای آینده چیست ؟
بودجه / منابع : آیا احساس کرده اید که شما منابع درست را برای رسیدن به اهداف خود داشته اید ؟ کمبود ها کجا بوده اند ؟ کم بازده ای در کجاها بوده است ؟ و پیشنهادات شما برای برنامه آینده چیست ؟
ارتباطات / حمایت : آیا احساس کردید که حمایت لازم را از طرف سایر بخشها و مدیریت دریافت کرده اید ؟ایده شما برای بهبود آن چیست ؟
برداشت کلی : برداشت کلی شما از برنامه چیست ؟ بنظر شما موفق بود ؟ چه چیزی خوب انجام شد ؟ و چه چیزی خوب انجام نشد ه است ؟ آیا برنامه مشابهی برای آینده تدارک دیده شده است؟
شرکت کنندگان را تشویق کنید تا در باره تجربیاتشان جلسه بحث آزاد داشته باشند .حمایت نمایید ، یادداشت بردارید و راه حل های مثبت برای انتقادات ومشکلات پیدا نمایید . مرور کرده ، منعکس نمایید و همه نظریات و پیشنهادات گروه را بازبینی کنید . همچنین از زحمات و اقداماتشان تشکر و قدردانی کرده و برای انجام خوب کارشان به آنها تبریک بگویید .
پیگیریهای ارتباط لازم با میهمانان ، سخنرانان وشرکت کنندگان
فورا گزارش خود را پیگیری نمایید ، کارکنان شما میبایست با شرکت کنندگان و حضار برنامه نیکوکاری ارتباط برقرار نمایند ، هرچه سریعتر عمل نمایید برنامه شفاف تر در ذهن مردم باقی خواهد ماند ، بنابر این مکاتبات شما قوی تر خواهد بود .
وقتی با شرکت کنندگان ارتباط برقرار مینمایید شما در اصل میخواهید برنامه را خلاصه نمایید و دست آوردهای آن را مشخص تر کنید و بازتابهای آن و انتقادات شرکت کنندگان را ارزیابی کرده و تخمین بزنید .همچنین شما میخواهید اطلاعات بیشتری مانند زمان برنامه بعدی و چگونگی ادامه حمایت شرکت کنندگان را اطلاع دهید . مجددا از شرکت و حمایت آنها تشکر کنید و البته راه را برای کمک های آینده باز نمایید .
خبر نامه : یک راه ساده و سریع برای برقراری ارتباط با گروه کثیری از شرکت کنندگان تهیه یک خبر نامه و ایمیل وارسال آن به بانک اطلاعاتیتان میباشد . در هرحال اگر شما در انتظار دریافت پاسخهای شخصی بیشتری هستید این شیوه ممکن است بهترین راه برای دریافت بازتابهای با کیفیت نیست .
فرمها :ارسال فوری فرم ارزشیابی برای شرکت کنندگان را مورد بررسی قرار دهید .میتوانید این فرم هارا در پایان برنامه زمانی که میهمانان در حال ترک مراسم هستند توزیع نمایید . فرمها را برای پرکردن آسان نمایید ،یک فرمت وشکل چند گزینه ای و رده بندی شده موثر تر خواهد بود البته مناسب است فضای بیشتری برای پیشنهادات و نظریات اضافه اشخاص درنظر بگیرید .
هدایا : برای میهمانان ویژه ،و افراد مشهور و اهدا کنندگان بزرگ و VIP s ارسال هدیه ای کوچک جهت تقدیر و تشکر را مورد توجه قرار دهید .با میهمانان خود همفکری کرده و متحد باشید . سعی کنید در تماس و برخورد با آنها بیشتر خلاق باشید زیرا شما خواهان ادامه حمایت آنها از اهدافتان میباشید و میخواهید یک گزارش و اطلاعیه بیادماندنی تنظیم نمایید .
پیگیری ارتباط لازم با اهدا کنندگان: هر شخص اهداءکننده که به خصوص در برنامه خیر شما شرکت ننموده بایستی نوعی فرم پیگیری دریافت نماید . این مهم است که بطور منظم با این خیرین اهدا کننده در تماس باشید تا ارزش اهدافی که از آن حمایت میکنند تکرار گردد . از حمایت آنها تشکر کنید و از صمیمانه تشویق کردن آنها در ادامه حمایتشان خجالت نکشید ، شاید به حامیان و اهدا کنندگان کمکهای بیشتری در دراز مدت تبدیل شوند .
تذکرات مفید –ایجاد یک درخواست – چگونه پیام خود را به مقصد برسانید .
چه شما در حال ارسال یک خبرنامه ماهیانه بروز باشید یا یک ایمیل مقدماتی یا یک نامه ، پیامی که شما میفرستید برای درخواست شما مهم و حیاتی است .زیرا شما میخواهید پیامتان برای خوانندگان نیکوکار عاطفی و سریع باشد .
اینجا چند ایده برای ایجاد اطمینان از رسیدن پیامتان به مقصد وجود دارد .

مالکیت : پیامتان ازطرف یک شخصیت و چهره ای باشد که نماینده موسسه است ، چه دبیر کل ، چه مدیر عامل و…این مالکیت پیام به هدف شما یک شکل و صورت خواهد داد و ارتباطات شما را خصوصی تر خواهد ساخت .
درگیری : توجه خواننده خود را به رابطه میان اهداف خود با نکات قابل توجه روزانه آنها جلب نمایید .به تاریخ ، آمارها ،حوادث اخیر و هر آنچه که به خواننده شما کمک مینماید تا پا در کفش منافع موسسه شما بنماید اشاره نمایید.
یک داستان بگویید :برای ایجاد یک حس شخصی حیاتی قصه های خنده دار و داستان بگویید . نام ها و چهره هاکمک مینماید تا یک احساس آشنائی شخصی با پیام شما ایجاد گردد و با خواننده شما بیشتر صحبت شود .
دستور العمل روشن و واضح : درباره اینکه خواننده شما دقیقا چه می بایست انجام دهد روشن وواضح باشید . از آنها بخواهید تا مسئولیت هزینه های یک کودک را قبول نمایند و یا لباس هدیه نمایند یا و یا نامه ای برای یک سیاستمدار بنویسید . خوانندگان و حامیانی که به اهداف شما اعتقاد دارند دستور المعل روشن میخواهند تا بدانند چگونه کمک نمایند .
آدرس : همراه با دستور العملهای خود اطمینان حاصل کنید که آدرس ، شماره تلفن ، و فرمهای لازم برای پرکردن توسط حامیان را ارائه نمایید زیرا شما مایلید تا جریان کار مختصر و مفید و ساده و امکان پذیر باشد .
هر قطعه از ارتباطلتی که شما برقرار میکنید بایستی محتوی کمی درخواست و یا پیامی باشد – شما نیازمند بیشترین بهره برداری از هرفرصت برای جذب حمایت از هدفتان هستید .
خاتمه –جمع بندی نهایی-ده تذکر و راهنمایی مهم که شایسته است بشنوید :
امیدواریم این کتاب برای شما مفید بوده باشد و با بهره گیری از نکات مهم آن در آینده بتوانید برنامه های نیکوکاری موفق تری را برگزار نمایید –هربرنامه ای متفاوت است ولی چگونه موفق بودن یک برنامه نهایتا بستگی به عشق و علاقه و تعهد شما نسبت به اهدافتان دارد .
مدیران و خیرین نیکوکار بنیاد فردوس از تجربیات سالها خدمت به نیازمندان و برگزاری مناسبتها و برنامه های باشکوه نیکوکاری در سراسر کشور برخوردارند و نیازمندان بسیاری را در این موسسه و سایر موسسات خیریه وابسته و همیار تحت پوشش قرارداده اند ولی علیرغم همه تلاشها هنوز نیازمندان فراوانی در داخل و خارج از کشور در انتظار مساعدت نیکوکاران میباشند لذا شرایط کنونی ایجاب مینماید تا علاقمندان و نیکوکاران برنامه های نیکوکاری بسیاری را برای شناسائی گیرندگان و دهندگان خیر برپا نمایند و منابع مالی بیشتری برای کمک به نیازمندان ایجاد کنند.
بدون شک اگر شما این جزوه را مطالعه کرده باشید دلیلی خواهید داشت تا احساس کنید توجه به نیازمندان و شرایط دیگران چقدر ارزشمند و لازم است –در بنیاد نیکوکاری فردوس ما امیدواریم تا شما بتوانید برنامه خیریه آینده خود را با شکوه هرچه تمام تر برگزار نمایید و در مسیر اهداف مقدس نیکوکاری آینده موفق تر گام بردارید .
ده تذکر و راهنمایی مهم که شایسته است از این جزوه به یادگار داشته باشید :
۱-خود را معرفی و متمایز نمایید-ایده ای را مطرح کنید که موضوعیت داشته و تک باشد و موسسه نیکوکاری شمارا از سایر موسسات متمایز نماید.
۲-تیم خوبی را تشکیل دهید –مقررات را تعریف و افراد علاقمند و مشتاق برای اجرای امور را پیدا نمایید.
۳-برنامه ریزی،برنامه ریزی و برنامه ریزی بیشتر – از ابزار برنامه ریزی استفاده نمایید-از چارت تا نقشه برای مشخص کردن استرتژی کاری و مشکلات مشخص و مهلت ها برای رسیدن به اهدافتان .
۴-راههای مختلف جمع آوری اعانات و کمکهای مالی را پیدا نمایید . سخت و جدی تلاش نمایید و فرصتهای جمع آوری کمکهای مالی را به حداکثر برسانید- به خودتان وقت و فرصت اساسی بدهید برای پیگیری و تعقیب امور .
۵-بازاریابی و ارتباطات – هدف و مطلب خود را مطرح و منتشر نمایید .بازاریابی موثر بخش مهم و حساسی از کار افزایش آگاهی دیگران در باره موسسه نیکوکاری و برنامه خیر و هدف شما میباشد .
۶- پشتیبانی و جزئیات کار – سازماندهی داشته باشید و اطمینان حاصل نمایید که شما مسائل اصلی را پوشش داده اید .برنامه ریزی کرده و پیش بینیهای لازم را در باره جزئیات کار انجام دهید- یک طرح مدیریت ریسک و بحران طراحی نمایید .
۷- یک کمک خوب بگیرید – داوطلبان اصل نیاز به نیروی انسانی شما را تشکیل میدهند بنابر این استخدام نمایید و داوطلبان را بطور موثر و مفید مدیریت کنید .
۸- تمرین کنید و آماده شوید – قبل از روز موعود برنامه نیکوکاری خود برنامه را کامل مرور نمایید و همه مشکلات غیر منتظره را پیش بینی نمایید .همچنین خود را برای همه چیز آماده کرده و به سرعت عمل نمایید .
۹- پیگیر باشید و پیام خود را منتشر واعلام نمایید – اطمینان حاصل نمایید که از افراد تیم شما پس از هر برنامه گزارشات کاری را دریافت کرده و پیگیریهای لازم رابا هریک انجام دهید. یک پیام احساسی برای اهداءگنندگان و اعانه دهندگان خود ارسال نمایید تا ازحمایت دراز مدت آنها برخوردار شوید .
۱۰- خلاق و پرشور باشید و لذت ببرید – نهایتاً شما بایستی بدون توجه به نتایج کار از تجربه برپایی برنامه نیکوکاری خود لذت ببرید . خیلی سخت و طاقت فرسا است ولی تجربه ای ارزشمند است و مهمتر اینکه شما این کار را بخصوص برای هدفی با ارزش انجام میدهید.